MISSIONS Secrétariat - Gérer l'accueil physique et téléphonique - Réceptionner le courrier de la direction et à destination des résidents - Participe à la gestion du courrier administratif de la direction - Gérer les dossiers de la direction en lien avec les instances administratives et des tutelles. - Réaliser des tableaux de bord / données et en assurer la mise à jour - Diffuser les différents courriers administratifs (notes, comptes-rendus.) - Assurer le classement et la gestion documentaire Gestion administrative du dossier résident - Organiser l'agenda des VPA - Assurer la gestion administrative des dossiers résidents (dossiers d'admission et de demande d'aide sociale, lien avec les familles et représentants légaux, prise de rdv, maj des dossiers résidents. - Veiller à la confidentialité et à la sécurité des données résidents - Assurer la communication entre l'établissement, les familles et les représentants légaux. - Réaliser et actualiser la documentation à destination des résidents et des familles et des représentants légaux. - Participer à l'organisation des évènements et des activités pour les résidents - Assurer la gestion des mouvements des résidents. - Réaliser des statistiques et des rapports d'activité Gestion des moyens matériels - Gérer les stocks et les commandes de produits d'hygiène facturés aux résidents - Gérer le paramétrage et la mise à disposition des appels malades - Gérer le stock et les commandes de papeterie - Assurer la gestion des photocopieurs et de la machine à affranchir - Prévenir le prestataire du distributeur de boissons/confiseries en cas de défaillance. PROFIL : - Être titulaire d'un CAP d'employé de bureau, d'un BEP ou avoir une expérience professionnelle équivalente. - Connaissances du milieu médico-social - Connaissance des procédures d'accueil et de prise en charge des résidents - Maitrise des logiciels de bureautique et de gestion administrative et médicale. - Maitrise des règles de classements et de gestion documentaire. - Savoir organiser son travail en tenant compte des impératifs de calendrier - Analyser, synthétiser et exploiter les informations liées aux activités - Anticiper les besoins du service - Connaissance des procédures d'accueil et de prise en charge des résidents - Sens des responsabilités, de l'observation, de l'organisation - Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement - Esprit d'équipe, dynamisme, rigueur, discrétion, initiative - Avoir une aisance relationnelle, le sens de l'accueil et du service. - Connaissance des règles de confidentialité et de protection des données - Respect des règles d'hygiène, de bon entretien et organisation de son environnement de travail