VOTRE MISSION : Sous l'autorité du Responsable d'Agence, le (la) Secrétaire d'Agence est chargé(e) de l'accueil du public, du traitement des documents administratifs internes et externes et du traitement des documents administratifs liés à l'exploitation dans le cadre de consignes générales permanentes. Il (elle) peut être appelé(e) à prendre des initiatives pour adapter les instructions et en prévoir les moyens d'exécution. VOS PRINCIPALES RESPONSABILITES : Gestion de l'accueil et des flux - Gérer le standard téléphonique, s'assurer des traitements des messages, prendre des rendez-vous ou les confirmer - Assurer le premier niveau d'information et orienter les appels téléphoniques - Assurer l'accueil physique et renseigner sur les activités de l'agence - Traiter le courrier, frapper les courriers et les documents, alimenter le chrono courrier (départ et arrivée) - Réceptionner, distribuer les mails et s'assurer de leur traitement Gestion administrative des stagiaires - Traiter les dossiers de rémunération des stagiaires, recueillir les pièces auprès des formateurs, constituer le dossier, le contrôler et le transmettre à l'organisme concerné - Elaborer et transmettre aux stagiaires et aux organismes concernés, les documents administratifs relatifs à la réglementation interne (documents de gestion administrative, documents qualité QUALIOPI.) et externe (sources légales, cahiers des charges clients.) - Editer les feuilles d'émargement et instruire les états de présence Gestion administrative des actions de formation - Instruire et transmettre aux Services Généraux les éléments permettant l'établissement des différents types de contrats de travail, s'assurer qu'ils sont renseignés et visés - Créer la fiche OP à partir de la convention puis transmettre cette dernière aux Services Généraux - Etablir les conventions de formation - Recueillir de manière continue les informations concernant les entreprises et les stagiaires auprès des formateurs, les saisir dans la base de données Gestion administrative des fournisseurs et des achats - Gérer la maintenance du photocopieur et déclencher des demandes d'intervention - Gérer les approvisionnements en fournitures de bureau - Préparer et transmettre les documents d'achat et d'investissement aux Services Généraux - Faire l'imputation et le suivi des factures fournisseurs, les enregistrer dans la matrice du budget mensuel - Transmettre ces factures aux services généraux Gestion administrative des clients - Préparer les factures, les transmettre aux clients et transmettre une copie aux services généraux - Mettre à jour les fiches OP, suivre les règlements et réaliser les relances téléphoniques - Recueillir les données concernant le budget mensuel de l'agence, faire valider le budget par le responsable d'agence et transmission aux Services Généraux Relations internes/externes - Avec les Services Généraux pour faire remonter les informations administratives, comptables et financières - Avec le Responsable d'Agence pour recueillir des informations et les faire valider - Avec l'équipe pédagogique pour les situations et démarches administratives des stagiaires - Avec les organismes en charge de la gestion administrative relative aux stagiaires - Avec les clients pour les démarches administratives PROFIL RECHERCHE : - Formation en secrétariat, assistanat ou gestion administrative. - Expérience appréciée dans un organisme de formation ou un environnement similaire. - Maîtrise des outils bureautiques et des procédures administratives. - Sens de l'organisation, rigueur et discrétion. - Excellent relationnel, sens de l'accueil et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. - Autonomie et esprit d'initiative.