Rattaché(e) à sa directrice, vous travaillez au sein d'une équipe constituée d'une douzaine de collaborateurs. Vos principales missions seront de faciliter la production administrative et d'être l'interface relationnelle entre les copropriétaires et les gestionnaires : - Assister les gestionnaires de copropriété (mutualisation) sur un portefeuille défini - Suivre les demandes des copropriétaires - Réserver les salles pour les AG et suivi - Diffuser les PV d'AG aux copropriétaires, traiter les décisions, questions diverses et travaux approuvés, mettre à jour le registre de copropriété + gestion du registre des mandats - Faire les demandes de devis / commandes, communiquer auprès des copropriétaires - Déclarer les sinistres en MRI - Gérer les rendez-vous avec le gestionnaire, en interface avec les clients et autres fournisseurs - Classer et suivre des dossiers de copropriétés - Créer des contrats sous la GED et MAJ - Reprendre les contrats de fluides - Saisir et vérifier des frais postaux des copropriétés. Accueil : - Répondre au téléphone et traiter les appels par des actions adéquates et circonstanciées - Accueillir les clients et les entreprises - Gérer les clés et les contrôles d'accès et imputation des frais aux destinataires ainsi que des commandes de plaques et modifications interphones, - Traiter le courrier papier et mails, répondre ou transmettre à l'interlocuteur adéquat. Cerner les priorités et les actions attendues - Gérer l'espace clients extranet et de la GED - Traiter les mutations et mettre à jour le logiciel - Gérer des courriers NPAI. Secrétariat : - Archiver les dossiers de copropriétés - Commander les fournitures du syndic - Gérer les voitures de service (garage, pneus) - Distribuer le courrier.