Descriptif du poste : Le CH Charles Perrens recrute dès que possible un/e agent de gestion administrative en CDI à temps plein pour sa pharmacie relevant du Pôle BSM Mission générale du poste : L'agent d'administration assure la gestion des dossiers papiers et informatiques dans son domaine d'activité, pour faciliter le fonctionnement de son service et contribuer à l'atteinte des objectifs institutionnels. Activités principales : Renseigner les documents et suivre l'activité du service Pharmacie : Mise à jour des tableaux de bord du suivi spécifique (Dotations en produits de santé des unités de soins, PASS, les emprunts, la rétrocession, les gaz médicaux) Préparation des documents de travail divers (extractions pour les projets, pour les Commissions formations) Communication de données statistiques en vue du rapport d'activité de la Pharmacie Traiter les aspects administratifs et financiers via le logiciel DEMATIC ou HEXAGONE : Suivi des rétrocessions Suivi des gaz médicaux Suivi des répartiteurs d'officine (OCP) Suivi des marchés hospitaliers des Produits de santé : Rechercher les marchés existants dans eEpicure et dans UNIHA Rechercher les pièces de marché nécessaires au service financier en vu du mandat Compléter les classeurs des diverses procédures Archiver les documents en lien avec la réglementation : Factures Ordonnances PASS Addictologie Stupéfiants Gestetic Emprunt Conciliations Assurer les fonctions de secrétariat du service : Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques Accueil physique des intervenants, stagiaires et agents Prise de rendez-vous agendas Rédaction des courriers internes et externes Traitements et mises en forme des documents, rapports, courriers, fiches-procédures Gestion de la papeterie (LYRICO) Gérer les aspects logistiques : Réservation des salles et matériels pour les Commissions et les formations en lien avec le service Pharmacie Profil recherché : Diplôme et/ou qualification : Emploi de catégorie C de la FPH adjoint administratif Connaissances : Environnement Windows et outils bureautiques (Word, Excel, Open Office) Connaissance du logiciel DEMATIC,HEXAGONE, UNIHA (dont HERMES), ePICURE,PYTHEAS Organisation et fonctionnement interne de l'établissement et les différents rôles des acteurs Communication orale et écrite Savoir être : Professionnalisme Ecoute, discrétion Réactivité Esprit d'équipe et de partage des informations avec ses collègues et la hiérarchie Esprit d'initiative et de créativité Sens de l'accueil et disponibilité Respect de l'organisation mise en place Organisation et méthodologie Rigueur Savoir faire : Rendre compte de son activité et de celle du service à divers responsables hiérarchiques et fonctionnels S'exprimer aisément d'interlocuteurs divers et variés Rédiger et mettre en forme des documents selon les règles établies Classer et mettre à jour les dossiers Définir les priorités Désamorcer les situations difficiles : impatience, stress, agressivité... Construire et exploiter des tableaux de bords Identifier les informations communicables à autrui en respectant la discrétion professionnelle Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous Spécificités du poste : Poste à temps plein Horaires de 8h30 à 16h15 Organisation du temps de travail selon le protocole en vigueur au sein du Centre hospitalier Charles Perrens. Postulez sur le site carrière : https: //ch-perrens.softy.pro/offre/173931?idt=159 Contrat : CDI