Il ou elle assure le secrétariat classique des chefs de projets et/ou des chargés d'opérations ainsi que l'assistance administrative durant toutes les phases de la réalisation des opérations. 1- Assurer le secrétariat classique des chefs de projets et/ou chargé(e)s d'opérations - Assurer les relations téléphoniques et électroniques ainsi que l'accueil et le standard téléphonique - Saisir et /ou rédiger les documents, courriers, notes, rapports - Gérer le ou les agendas, organiser les rendez-vous - Organiser et préparer les réunions et leurs supports techniques - Diffuser les comptes rendus de réunions - Organiser l'intérim de son poste avant ses absences - Assurer en fonction des besoins le secrétariat courant par intérim des autres chargés d'opérations 2- Assurer une fonction d'accueil et d'information des tiers - Accueillir et orienter les interlocuteurs - Recueillir les données relatives aux acquisitions et aux ventes, les transmettre au notaire, à l'avocat et à la personne renseignant la base foncière 3- Assister le chef de projet et/ou le chargé d'opérations dans le cadre des marchés, lettres de commande etc .en relation avec le service juridique Assurer le suivi administratif des opérations après l'appel d'offres jusqu'à la réception, notamment : - Suivre les notifications - Contrôler les situations de travaux et d'honoraires et les mises en règlement - Etablir et suivre les échéances relatives à chaque dossier - Diffuser les pièces remises et les comptes rendus de chantier - Diffuser les notifications - Tenir à jour le tableau des agréments - Suivre les attestations légales, assurances Diffuser les DOE après vérification par le chef de projets et/ou le chargé(e) d'opérations et préparer les quitus et les des dossiers de clôture Veiller à l'archivage de l'opération et plus globalement toute mission nécessaire à l'avancement des opérations 4- Assurer une fonction d'alerte et d'interface : - S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations - Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers - Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe - Assurer à la demande du ou des chargés d'opérations les contacts avec les tiers (maîtres d'œuvre, collectivités, administrations, vendeurs, expropriés, clients futurs.).