Activités et responsabilités principales : 1. Gestion administrative et documentaire - Préparer et suivre les dossiers d'escale (planification, bons d'ordre, rapports d'escale, facturation). - La secrétaire devra assurer le contrôle des paiements sur PARC - Gérer les formalités portuaires et douanières en lien avec les autorités (Douanes, GPM, consignataires). - Saisir et mettre à jour les données dans le système d'exploitation maritime. - Établir et archiver les documents d'exploitation : manifestes, connaissements, bons de livraison, feuilles de route, rapports de fin d'escale. 2. Communication et coordination - Servir de point de contact entre les différents acteurs : clients, autorités portuaires, agents maritimes, transitaires, transporteurs. - Relayer les informations essentielles au service exploitation et aux équipes logistiques. - Participer à la planification des arrivées/départs et au suivi des prévisions d'escales. 3. Appui à la gestion commerciale et financière - Préparer les éléments de facturation (prestations portuaires, consignation, manutention). - Participer au suivi des litiges et réclamations. - Tenir à jour les tableaux de bord de performance (temps d'escale, coûts, incidents). - Elle devra prendre les assurances à réception des dossier client en vérifiant (avec le commercial, si nécessitants) le montant et acceptation de l'assurance. - Traiter les dossier litige et faire le suivie entre cover et les clients. - ________________________________________ Compétences comportementales : - Rigueur, sens de l'organisation et de la priorité. - Esprit d'équipe et aisance relationnelle primordiale. - Réactivité et capacité à gérer les imprévus. Les taches sont reparties entre le personnel pour une fluidité et optimisation du travail. Tous cela devra être en adéquation avec le planning de l'entreprise et en accord avec la direction et le responsable d'agence.