Nous recrutons pour le Foyer d'hébergement de Bruay-la-Buissière : Un(e) secrétaire médico-sociale à temps plein Poste basé à : Le foyer Norguet à Bruay-la-Buissière Titulaire : d'un diplôme en secrétariat, idéal en secrétaire-comptable Compétences : - Savoir Maîtrise du vocabulaire médical, des règles de grammaire et d'orthographe Bonne connaissance du secteur médico-social Maîtrise du Pack Office et des divers logiciels utilisés - Savoir être Capacités d'écoute, d'analyse et de synthèse Capacités à s'investir dans un travail d'équipe Capacités à se remettre en question professionnellement Discrétion et respect du secret professionnel Capacité à s'impliquer dans la vie institutionnelle Dynamisme Tenue correcte - Savoir faire Gérer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes Renseigner ses interlocuteurs Prendre des notes rapidement S'exprimer clairement vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser en fonction des priorités - Missions : - Mission 1 : L'accueil Savoir gérer l'accueil physique, téléphonique et en assurer la traçabilité Gérer l'organisation les documents à l'aide des outils mis en place - Mission 2 : Organisation Organisation de la charge de travail en fonction du temps pris par chaque tâche et de l'urgence. Transmission des informations aux personnes concernées, de façon claire et explicite, pour un meilleur suivi des dossiers en cours. DOSSIER : création, suivi, archivage, gestion numérique sur Vivality + réseau RÉUNION : participation aux réunions avec prise de notes, rédaction du compte rendu et mise à disposition de l'équipe. COMMUNICATION : o Envoi des informations aux familles, tuteurs, partenaires. o En collaboration avec l'équipe, communication auprès des personnes accompagnées RENDEZ-VOUS : possibilité de gestion des rendez-vous avec l'ensemble de l'équipe en cas de besoin Transmission au siège de l'association de toutes les informations jugées utiles en accord avec son supérieur hiérarchique. Gestion des stocks bureautiques et préparation commande Réponse et archivage des candidatures en accord avec l'équipe de direction Veille et suivis des plannings salariés en lien avec chef de service et assistante RH - Cegi planning Suivi des dossiers APL/ALS/Aide sociale /MDPH Participe à la préparation des événements institutionnels Suivi des dossiers vacances des habitants Participation à la complétude des documents officiels (ANAP ; rapports d'activité.) - Mission 3 : Utilisation de différents logiciels selon la tâche à effectuer Utilisation Pack Office, Vivality Création d'outils de communication et d'organisation (affiches, étiquettes publipostage, formulaires, planning.) EXTRANET /RESID-ESMS : enregistrement mensuel de l'activité pour le conseil départemental sur extranet, et sur RESID-ESMS pour l'ARS. Participe à la rédaction du rapport d'activité (extraction de données et création de graphiques) Gestion de divers tableaux de bord pour la gestion du Foyer (participation financière aux activités, droit à l'image, partenariat, données statistiques.) Appropriation et utilisation de VIA- TRAJECTOIRE Taches comptables : o Assure la facturation des résidents ou des personnes accueillies Missions et tâches décrites de manière non exhaustive. Salaire et avantages : Selon la CCNT 1966 reprise d'ancienneté possible Merci d'envoyer vos candidatures (CV + lettre de motivation) par mail à : svanhoye@apei-bethune.fr avant le 23/04/2026