CDD de remplacement IDENTIFICATION DU POSTE - CONDITIONS D'EXERCICE Exigibles : - Grade : Catégorie B, adjoint des cadres hospitaliers - Forfait jour - Poste rattaché à la Cheffe de l'établissement - Travail en lien étroit avec l'équipe de Direction et la Présidente de CME - Travail au sein d'une équipe de 4 agents (Secrétaire DRH, DS et responsable communication) MISSIONS DETAILLEES 1. Organisation et suivi des instances - Coordination des agendas en vue de la planification annuelle des instances et ajustements nécessaires en cours d'année - Préparation des dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous - Rédaction des comptes rendus et/ou procès-verbaux d'instances - Préparation des instances (Directoire et Conseil de Surveillance) - Mise en forme et envoi des convocations, ordres du jour et des documents dans les délais règlementaires Pv 2. Gestion administrative et organisationnelle - Tenue de l'agenda de la cheffe d'établissement Réservation des salles et organisation des visioconférences Gestion logistique des réunions (équipements, installation, supports) Organisation des déplacements professionnels de l'équipe de Direction - Planification des gardes de Direction et préparation des documents utiles à la garde - Participation à la gestion administrative des conventions - Etablissement et mis à jour des délégations de signature - Coordination des secrétariats Direction Générale, Direction des Ressources Humaines et Direction des soins : organisation de la continuité de service, participation aux recrutements, gestion des congés - Réception courrier - Classement et archivage des documents 3. Accueil et communication - Accueil physique et téléphonique - Réception des appels, transmission des informations - Interface et lien permanent entre les interlocuteurs internes et externes de la Directions Générale EXIGENCES DU POSTE - SAVOIRS - Bonne connaissance du système de santé et de l'organisation d'un établissement public de santé - Disponibilité en fonction des instances et réunions sur l'amplitude 8h - 18h - Utilisation quotidienne des outils bureautiques et logiciels institutionnels - Activité nécessitant discrétion et confidentialité - Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie, outils collaboratifs) - Maîtrise de la gestion du temps et de l'organisation - Capacités rédactionnelles avancées CAPACITES REQUISES - Capacité à exercer en autonomie tout en rendant compte de son activité - Sens du travail en équipe - Esprit d'initiative, de positivité et force de proposition - Rigueur, fiabilité et discrétion professionnelle - Sens du dialogue, diplomatie et aisance relationnelle - Sens de l'organisation et aptitude à gérer des tâches multiples et des priorités AUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE - Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice générale d'Etablissement