Missions principales : 1/ Accueil et orientation : - Répondre aux appels entrants et orienter les visiteurs. - Créer les fiches prospects et transférer les demandes de SAV sur Dropbox. 2/ Secrétariat général : - Réceptionner et redistribuer les mails et le courrier. - Rédiger des courriers et documents techniques. - Archiver et organiser le suivi des dossiers (papier et numérique). - Numériser les pièces et accompagner la dématérialisation. - Créer des tableaux de suivi d'activité et gérer les commandes de fournitures. 3/ Assistance à l'équipe commerciale : - Actualiser le fichier clients et distribuer les demandes selon les zones géographiques. - Préparer et suivre les dossiers d'appels d'offres. 4/ Assistance à l'équipe technique : - Prendre les rendez-vous des tournées SAV et organiser les déplacements professionnels des techniciens. 5/ Lien avec les transporteurs : - Identifier les transporteurs partenaires et négocier les prix des transports. - Effectuer les demandes de prix en joignant la packing list. 6/ Gestion des garanties: - Enregistrer les appareils dans la base parc machines installées et renvoyer les données de pose au constructeur. - Réceptionner et enregistrer les certificats de conformité et de garantie, puis les envoyer aux clients. 7/ Gestion administrative du SAV : - Prendre en compte et transmettre les demandes de SAV. - Facturer les pièces de rechange et les interventions, et effectuer les demandes de remboursements auprès des constructeurs. - Prévenir les clients des dates d'intervention et notifier les interventions dans le fichier clients. 8/ Gestion du stock : - Gérer informatiquement le stock sur le logiciel métier et commander les pièces. - Participer aux inventaires. 9/ Tâches comptables: - Assurer les rapprochements entre règlements et facturations, et transférer les factures en comptabilité. - Effectuer les facturations aux clients et suivre les règlements. - Saisir les stocks et effectuer les points des soldes de banques. - Suivre les justificatifs de déplacement et frais professionnels par voie dématérialisée et les rapprocher aux comptes bancaires.