Le secrétariat du Service Universitaire de Médecine du Sommeil (SUMS) est composé de trois secrétaires. Les horaires d'ouverture sont de 8h30 à 17h30 du lundi au jeudi et de 8h30 à 16h00 le vendredi. Organisation du secrétariat Le fonctionnement repose sur un roulement entre trois postes de travail : Accueil des patients et numérisation des dossiers d'hospitalisation. Programmation des rendez-vous, gestion des mails et appels, report de rendez-vous, archivage. Back-office : mise en forme des comptes rendus et planification des rendez-vous. Missions générales Accueillir et renseigner les patients, leurs familles et les usagers. Planifier les activités (parcours patient, agendas de consultation, admissions, convocations, etc.). Gérer, saisir et classer les informations relatives aux dossiers patients. Assurer la coordination médico-administrative et la bonne circulation de l'information. Principales activités Gestion des rendez-vous médicaux et des hospitalisations. Traitement des mails et gestion des appels téléphoniques. Préparation des consultations. Gestion des agendas des différents praticiens. Saisie des courriers liés aux consultations, hospitalisations et hospitalisations de jour. Accueil et orientation des patients. Programmation des suivis post-consultations. Gestion des demandes de premières consultations pour insomnie. Numérisation, archivage et traitement du courrier. Missions spécifiques Référent de 6 médecins et 1 neuropsychologue Référent pour l'UHSI, l'HDJ Adulte (ORL, TME, FER, Neuropsy) et la TCC. Gestion des rendez-vous des patients du Pr PHILIP (ordonnances, examens, relevés d'observance, renouvellements PPC, etc.). Suivi du tableau des dossiers sans actes. Saisie et suivi des demandes d'admission pour les téléconsultations de la semaine.