Travail du lundi au vendredi de 9h à 17h Mission de l'assistant(e) gestion des ressources humaines : Au sein de l'EHPAD, sous la responsabilité du responsable de site et en soutien direct, il/elle réalise les activités de gestion RH, dans le respect des règles et procédures définies. Au-delà de l'aspect administratif, il/elle reçoit, informe, et conseille les professionnels de l'établissement sur les aspects gestion administrative du personnel. Activités principales : 1. Embauche, contractualisation et paie -Tenir le registre du personnel -Préparer et faire signer tous les contrats de travail à partir d'une liste tenue par la responsable de site et en fonction de l'exécution du planning et des besoins de remplacements -Réaliser les déclarations d'embauche DUE -Créer et mettre à jour les dossiers personnels -Mettre à jour le tableau personnel avec toutes les informations sur le salarié -Vérifier les informations contenues dans les plannings et les qualifications des jours en collaboration avec le responsable de site, avant les travaux de paies hebdomadaires et mensuels -En collaboration avec le comptable, préparer des éléments de paie chaque semaine pour les nouvelles embauches, les CDD, et les transmettre au siège à partir des contrats établis et les plannings réels -En collaboration avec le comptable, préparer et transmettre les éléments de variables de paie pour les personnels permanents une fois par mois -Edition des feuilles de paie, distribution et classement -Etablissement des certificats administratifs de fin de contrats et distribution 2. Gestion du temps -Mettre à disposition et traiter les feuilles de présence et de suivi des heures travaillées -Etablir les comptes d'heures hebdomadaires et mensuels -Assurer la mise à disposition des plannings annuels pour l'anticipation des congés -Etablir le suivi des décomptes des congés -Assurer la bonne gestion et le classement des demandes de congés -Réaliser le récapitulatif des congés annuels pour affichage -Assurer le suivi des tableaux de consommation des heures de délégation DP / CE / CCE -Contribuer à la mise à jour du guide de gestion du temps -Assurer une permanence hebdomadaire « Questions réponses sur ma paie / mon compte d'heure » pour le personnel de l'EHPAD 3. Absentéisme -Tenir le registre des accidents du travail pour CSSCT, le transmettre une fois par mois à la directrice -Tenir à jour le classement des arrêts de travail et les informations nécessaires aux remboursements CPAM / Assureur -Suivre l'absentéisme à partir du classeur des maladies & établir les statistiques mensuelles -Suivre les remplacements et faire le lien avec la comptable pour le calcul de la prime décentralisée -Appui à la responsable de site dans la gestion des remplacements -Assurer la mise à jour du cahier infirmier des accidents du travail et maladie -Distribution des feuilles de paie et classement -Suivi d'activité du siège : compléter le tableau des effectifs et le ratio de remplacement à partir du tableau envoyé mensuellement par le siège, en collaboration avec la responsable de site et le transmettre à la directrice 4. Gestion des formations -Contribuer à la planification des formations du personnel -Réaliser et distribuer les convocations -Compléter le tableau de suivi des formations réalisées -Etablir le lien avec le comptable pour les demandes de remboursements et factures 5. Outils de gestion -Mettre à jour les listes du personnel et des remplaçants dans le classeur d'astreinte -Mettre à jour l'affichage du personnel d'astreinte chaque vendredi -Mettre à jour le tableau de consommation des heures de délégation (CE DP) -Réaliser le suivi des dépenses Groupe 2 -Assurer l'affichage des comptes rendus et informations diverses des instances -Suivi des formations du personnel -Réaliser le bilan social 6. Autre : -Assurer la suppléance de l'accueil lors d'absences -Appui à la rédaction de courriers