- Accueil physique et téléphonique et radio VHF des usagers des ports - Accueillir les usagers et les visiteurs avec amabilité - Prendre les messages - S'exprimer clairement et reformuler les demandes - Favoriser l'expression de la demande - Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques. - Consulter les messages téléphoniques quotidiennement ainsi que les mails et les traiter - Appliquer les règles de communication - Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous - Gérer les situations de stress et réguler les tensions - Réagir avec pertinence aux situations d'urgence - Conserver neutralité et objectivité face aux situations - Adapter son intervention aux différents publics - Enregistrer les arrivées et départs des navires - Traiter les demandes de réservation ainsi que les réclamations de premier niveau - Travailler en coordination avec les agents portuaires et leur apporter si nécessaire une assistance pour le pointage des navires - Signaler aux services concernés toute anomalie et/ou intervention à prévoir - Rendre compte à son responsable de ses activités 2 - Renseignement et orientation des usagers des ports - Informer les usagers sur les services, les redevances ainsi que le règlement du port -Apporter une assistance aux agents portuaires (pointage, relevé des index, .....) - Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence - Présenter des documents d'information et de communication - Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement du service - Indiquer les branchements liés au contrat (fluides eau et électricité) 3 - Gestion et affichage d'informations - Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage au sein de la capitainerie et sur l'ensemble des panneaux d'affichage des ports - Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser les informations - Veiller à la bonne tenue du hall d'accueil (rangement, nettoyage, tri.) - Participer et aider aux actions d'animation du port. 4 - Traitement des dossiers et saisie de documents - Gérer et actualiser une base d'informations - Vérifier la validité des informations traitées - Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion - Rédiger et traiter tout type de documents administratifs (courriers, conventions, etc .) - Assurer la gestion, le traitement et le suivi des contrats d'appontement - Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers - Photocopier, numériser et assembler des documents - Alimenter tout type de tableaux de bord de suivi (fréquentation, emplacements, contrats, etc.)