Missions / Fonctions Au sein du Secrétariat Général, vous intègrerez une équipe pluridisciplinaire, répartie en 3 pôles : - Pôle finance et contrôle de gestion - Pôle juridique et marchés publics - Pôle ressources humaines et moyens généraux Vous évoluerez sous la responsabilité du Responsable du pôle « juridique et marchés publics » composé, à ce jour, de trois personnes. À ce titre, votre fonction consistera à assurer l'assistance administrative et juridique du pôle, en contribuant à la gestion, au suivi et à la coordination des procédures et des dossiers, ainsi qu'à l'appui juridique nécessaire à leur traitement, autour des missions suivantes : En matière de gestion administrative et juridique des procédures : - Participer à la réception et l'ouverture des candidatures/offres (préparation des procès-verbaux) - Participer à la vérification de la complétude des dossiers administratifs des candidats (formulaires de déclaration, attestations, signatures, - Aider à la vérification de la situation sociale et fiscale des titulaires ainsi que les documents nécessaires à l'attribution - Rédiger et envoyer les courriers administratifs (accusés de réception, demandes de compléments, rejets, notifications) - Préparer les documents contractuels après rédaction par les juristes (actes d'engagement, avenants, .) En matière de suivi et coordination des dossiers et procédures : - Participer aux démarches garantissant la traçabilité des étapes des procédures d'achat - Aider au suivi de la notification des documents contractuels (marchés / avenants et autres contrats et conventions) - Aider à la saisie des marchés dans le système d'information financier - Mettre à jour les tableaux de suivi des marchés : montants, dates, reconductions, délais,.. - Mettre à jour les tableaux de suivi des achats et des marchés de la société (montant, date, délais, .) - Suivre les dates clés des procédures et des marchés : reconductions, délais de validité, certificats administratifs des titulaires (URSSAF, assurance, .) - Participer aux analyses juridiques En matière de secrétariat juridique : - Participer à la préparation des commissions des marchés et autres commissions ad'hoc : convocations, dossiers, tableaux de synthèse, . - Rédiger les procès-verbaux et effectuer les formalités de signature et classement - Gérer les formalités liées au contrôle de légalité (rapport de présentation, montage du dossier, transmission en préfecture.) et aux démarches de publication des données - Assurer le classement des modèles, formulaires, fiches pratiques internes - Classer et archiver les marchés, les contrats et les conventions Ces missions s'inscrivent dans un cadre juridique global, incluant une veille réglementaire et un appui sur les dossiers juridiques transversaux nécessitant l'intervention du pôle. Compétences : Savoirs : - Maîtriser les normes juridiques, le vocabulaire, les délais et les procédures - Notions juridiques sur les marchés publics - Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des établissements publics, . - Connaissance du fonctionnement des outils de la commande publique (profil acheteur, notamment les logiciels de gestion de conformité) Savoir-faire : - Compréhension des procédures juridiques - Capacités rédactionnelles juridiques - Maitrise des logiciels bureautiques et aisance sur l'utilisation de logiciels - Gestion documentaire et administrative (classement, archivage électronique et physique, suivi des délais, coordination des dossiers, gestion parapheur, .) - Capacité à mener des veilles juridiques Savoir-être : - Capacité d'analyse et adaptabilité - Sens de la rigueur et de l'organisation - Discrétion professionnelle - Qualités relationnelles et d'écoute - Capacité à travailler en équipe et de manière transversale