Vos missions Sous l'autorité hiérarchique de la directrice des services administratifs et financiers, l'agent recruté accomplira principalement des activités dans les domaines des ressources humaines, de la scolarité, et de l'administration générale. Vos activités principales Activité 1 : RH // Gérer et suivre les dossiers des Ressources humaines Recruter les vacataires dans SAGHE (sollicitation et vérification de la recevabilité des dossiers) Vérifier les étapes du cycle de vie des heures dans SAGHE Gérer les dossiers des carrières des personnels affectés Saisir les services prévisionnels, puis les services réalisés des personnels affectés et vacataires Gérer les recrutements des nouveaux personnels (commissions) Assurer la gestion administrative des dossiers courants liés aux RH Gérer les missions (déplacements) des personnels titulaires et vacataires, Réserver les prestations nécessaires aux déplacements des personnels Activité 2 : SCOLARITE // Gérer et suivre les examens d'une partie des licences de l'institut Établir les calendriers des examens Éditer les bordereaux de notes, les listes d'anonymat, et PV d'examens Récolter et saisir les notes et résultats Saisir les règles de calcul des notes et résultats, et les modalités de collecte dans le logiciel approprié Suivre le dépôt et la reprographie des sujets d'examens Extraire les relevés de notes et résultats et les transmettre aux étudiants Activité 3: ADMINISTRATION GENERALE // Assurer la gestion administrative courante de la composante et le soutien logistique de l'activité du service Répondre au courriel Faire des tâches administratives diverses (classement, courrier, .) Réserver des salles sur ADE En l'absence de personnel d'accueil, participer à l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes Activité 4 : ADMINISTRATION GENERALE // Participer à l'organisation des événements de l'institut Assurer la gestion et le suivi des immersions des élèves Participer à l'organisation des événements de l'institut (JPO, salons, forums, cérémonie, ...) Compétences opérationnelles - Connaître l'environnement universitaire - Techniques d'élaboration de documents - Techniques d'accueil téléphonique et physique - Techniques de communication - Accueillir et prendre des messages - Accueillir les usagers de l'institut - Apporter des réponses à des besoins spécifiques - Travailler en équipe - Mettre en œuvre des procédures et des règles - Utiliser les outils bureautiques - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité - Enregistrer et classer les documents - Savoir rendre compte - Rédiger des rapports ou des documents Profil recherché Le poste s'adresse à un agent administratif polyvalent, disposant de solides compétences en gestion administrative, idéalement acquises dans un environnement public ou universitaire. Une connaissance des domaines des ressources humaines et/ou de la scolarité constitue un atout apprécié. L'agent devra faire preuve de rigueur, d'organisation et de fiabilité dans le suivi de dossiers variés (RH, examens, gestion administrative courante), ainsi que d'une bonne capacité à gérer des échéances multiples, notamment dans le cadre des campagnes de recrutement et des périodes d'examens. Une aisance dans l'utilisation des outils bureautiques est attendue, ainsi qu'une capacité à s'approprier rapidement des logiciels métiers (type SAGHE, PEGASE, ADE). Doté de bonnes qualités relationnelles, l'agent saura travailler en équipe, interagir avec des interlocuteurs variés (étudiants, enseignants, personnels administratifs) et contribuer à la continuité du service, notamment en participant à l'accueil et à l'organisation d'événements. Autonomie, sens du service public, discrétion professionnelle et respect de la confidentialité sont indispensables à la bonne tenue du poste.