Sous l'autorité hiérarchique du responsable, l'assistant(e) de gestion administrative de la Maison des Solidarités Départementales assure des tâches de secrétariat et favorise la transmission d'informations internes et externes. Il/elle intervient plus spécifiquement au sein du Pôle « Enfance ». Tâches confiées : Suivi administratif des enfants confiés - Suivi des calendriers de visite et des tableaux de mesures par référent ASE ; - Gestion des échéanciers de toutes les mesures judiciaires et administratives ; - Organisation du calendrier, participation et compte-rendu des synthèses et des réunions ; - Suivi de tous les documents nécessitant la signature du représentant légal d'un enfant confié (autorisation de sortie, inscription scolaire, etc.) ; - Préparation des documents et transmission dématérialisée au service enfance jeunesse ; - Participation à l'organisation des sorties. Accueil physique et téléphonique du public (lors des astreintes ou en cas d'absence des collègues référentes) - Accueil du public (accueil physique et accueil téléphonique) : écoute et orientation du public en intra (collègues de la Maison des Solidarités Départementales et des services du conseil départemental) et vers tous les services extérieurs. - Prise d'informations et organisation des rendez-vous pour les travailleurs sociaux ; - Suivi du courrier des usagers et des partenaires (entrant et sortant). Mise en forme, classement des documents et gestion des archives - Prise de notes, mise en forme des courriers, documents et formulaires spécifiques, - Archivage physique et électronique des dossiers individuels. Profil recherché : - Sens du service public, des responsabilités ; - Formation ou maîtrise des techniques de secrétariat (organisation, classement, prise de rendez-vous, suivi de dossiers, etc.) ; - Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel) et des applications informations de gestion de la relation à l'usager (SOLIS) ; - Aptitude à communiquer et à travailler au sein d'une équipe pluridisciplinaire ; Pourquoi nous rejoindre ? - 25 jours de congés + 22 RTT - 40 jours de télétravail/an (selon nécessités de service) - Formation initiale et continue en interne - Perspectives de mobilité et évolution de carrière - Remboursement partiel des frais de transports en commun domicile-travail - Participation à la mutuelle santé et prévoyance santé - Cartes restaurants (28€ de contribution agent pour 70 €), CNAS - Le Département de la Haute Marne propose à ses agents l'accès au Label Team, un programme d'activités sportives et culturelles gratuites ou à participation financière, tout au long de l'année Lettre de motivation + curriculum vitae exigés .