GIF EMPLOI, agence de travail temporaire et recrutement spécialisée dans la délégation de personnel bureau d'études et technique recherche pour le compte de son client, Un/e Assistant/e SAV planification H/F Missions : Administratif - Assurer le secrétariat travaux : gestion de la documentation technique, saisie des devis et rapports chantiers - Effectuer la saisie et la mise en forme des documents - Créer sur le logiciel dédié des fiches interventions - Etablir et saisir des dossiers de candidature de l'entreprise à un appel d'offres et s'occuper du suivi - Chiffrage fournisseurs - Rédiger les bons de commande fournisseurs - Assistance technique : suivi des commandes et livraisons - Préparation des fiches techniques pour DOE (Dossiers des Ouvrages Exécutés) - Tenir à jour les plannings et gérer les rendez-vous des intervenants techniques - Elaborer le suivi et tenir à jour l'avancer des différents projets : tableau, rapports etc./ outils de suivi d'activité de chantier à l'aide d'échéanciers, tableaux de bord - Coordonner les communications entre les différents intervenants du chantier (MOA, intervenants externes.) - Préparer les pièces des dossiers chantier, y compris celles qui concernent les éventuels, sous-traitant - Classement et archivage de documents et dossiers - Assurer les demandes de facturation via la GED - Gestion des appels d'offres Gestion des Timesheets - Assurer et mettre à jour le logiciel de feuilles de temps (environ 10 techniciens à charge) : vérification des heures via les plannings Gestion des appels téléphoniques et des différentes boites emails - Gestion des appels téléphoniques (clients / fournisseurs et techniciens .) - Rediriger les appels aux personnes concernées - Assurer le suivi de l'ensemble des boites emails affectées et répondre aux demandes Autres Attributions - Communiquer de manière ascendante, transversale et descendante - Rendre compte de son activité à son supérieur hiérarchique grâce à des reportings réguliers et l'alerter de tout dysfonctionnement - Commenter son activité auprès de différents interlocuteurs externes et internes - Participer à différentes réunions - Réaliser toute tâche ou activité liées au bon fonctionnement de l'entreprise et entrant dans le champ de qualification et de compétence Formation cible : Formation de type bac +2 en administration et construction via les formations suivantes : - BAC Pro Gestion Administration - Licence professionnelle en Gestion de Chantier - Formation en Secrétariat du Bâtiment - Formation en Gestion de Projet de Construction Savoir Connaissances métier : - Connaissances du secteur BTP - Connaissance des délais / temps prévisionnels des installation bâtiments Savoir-faire Utiliser les outils informatiques : - Outils bureautiques : Pack Office - Maitriser et optimiser les logiciels métier : GED / logiciel de planification