Votre mission L'université de Toulon recrute un assistant en gestion administrative (F/H) au sein de la direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI) - Poste pérenne, à temps complet, ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD. Au sein de la DAJI, le poste d'assistant en gestion administrative est rattaché au directeur et les missions sont exercées en interface avec les deux pôles de la direction, ce qui donne une vision transversale et variée des activités de l'université. Le poste offre la possibilité de travailler avec un large réseau d'interlocuteurs de l'établissement tels que la gouvernance, les responsables de composantes, les directions administratives des composantes et directions métiers. Au regard de la nature des missions, le télétravail est possible dans le cadre prévu par l'université. Coordonner et réaliser de manière polyvalente et autonome des activités de gestion administrative Travailler en interface avec la direction et les pôles de la DAJI Activités principales : Appui aux missions Assurer la coordination et/ou la réalisation d'activités administratives de la DAJI Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux Participer à et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure et coordonner la gestion des procédures et outils Coordonner et participer à la rédaction et à la mise à jour des outils numériques et des pages internet et intranet de la DAJI Apporter un appui à la préparation et à la mise en œuvre des actions de diffusion de culture juridique Assurer la fonction de référent de l'application de gestion d'activité Instruction des conventions Assurer le contrôle de premier niveau des conventions instruites par la DAJI (contrôle de conformité des projets de conventions aux modèles, critères et processus institutionnels) Organisation des élections Assurer la préparation, la logistique et la mise en œuvre des opérations électorales (notamment gérer le calendrier ; réceptionner et contrôler les pièces relatives aux différentes étapes des processus électoraux (inscriptions et rectifications sur les listes électorales ; candidatures ; procurations.) Élaborer, préparer et contrôler les actes et arrêtés relatifs à l'organisation des élections et prévenir le contentieux Assurer le secrétariat du comité électoral consultatif Assurer le suivi des mandats électifs Délégations de signatures Produire les délégations de signatures et en assurer le suivi Marché des assurances Apporter un appui à préparation et à la mise en œuvre du marché Assurer la gestion des saisines et le suivi des dossiers de déclarations de sinistres Mettre à jour des bases de données et des indicateurs relatifs à l'activité du service Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services internes et externes Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble du domaine de gestion Contraintes particulières : Flexibilité et disponibilité dans les temps forts (gestion des processus électoraux et déroulement des scrutins). Travailler avec des interlocuteurs différents. Travailler dans des degrés d'autonomie différents, organiser et prioriser les activités Informations complémentaires : Catégorie et corps : A - Assistant ingénieur Emploi-type REFERENS III : Assistant-e en gestion administrative - J3C44 Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour Emploi côté RIFSEEP groupe 3 du corps des ASI Les agents de l'université de Toulon bénéficient d'une mutuelle employeur (contrat d'adhésion obligatoire de protection sociale complémentaire en santé) avec participation financière de l'université. Date de prise de fonctions souhaitée : Dès que possible