Le métier de coordinateur.trice administratif.tive de la formation professionnelle est centré sur le respect, le suivi et la mise à jour des procédures et présente plusieurs spécificités : - Des interventions devant un public adulte composé de demandeurs d'emploi, de salariés d'entreprises ou de la fonction public en reconversion professionnelle, de jeunes en poursuite d'études supérieures - Des interventions au sein de dispositifs variés (groupes de travail, dispositifs individualisés, centre de ressources, certificateurs, ...). Ce poste nécessite des compétences en andragogie. Mission principale : - Gestion administrative de l'action de formation : - Planifier et coordonner la gestion administrative de l'action de formation : candidatures, inscription administrative, entrée en formation, suivi des stagiaires, évaluation, suivi post-formation - Assurer et contrôler les actes de gestion administrative : dossiers de financement des candidats, conventions/contrats de formation, suivi administratif et financier des dossiers stagiaires, examens et jurys - Assurer une veille réglementaire et procéder aux ajustements administratifs qui en découlent - Renseigner les tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité et des cohortes - Suivi, organisation et mise en conformité des procédures : - Mettre à jour et transmettre les documents administratifs à l'organisme certificateur et au prescripteur dans les délais impartis - Respecter l'échéancier de formation - Assurer la conformité et la mise à jour des documents de certification+q - Assurer l'accompagnement administratif de chaque formé conformément au contrat de formation et aux référentiels de la certification Activités : - établit les plannings (élaboration et mise à jour), sur la base des informations fournies par l'équipe pédagogique - enregistre et traite les candidatures à la formation professionnelle, assurer l'organisation des étapes de recrutement - veille au bon déroulement des procédures du plan de formation et d'évaluation en lien avec l'équipe pédagogique et la directrice et s'assure du respect des délais pour chacune - assure le suivi et la mise en conformité de la formation « céramiste » au regard du référentiel de l'organisme de certification et de QUALIOPI - met à jour et transmet l'ensemble des documents aux stagiaires, formateurs, intervenants et à l'organisme certificateur (cloud) - met en œuvre les épreuves d'évaluations et récolte les résultats - veille au recueil de la satisfaction des parties dans le cadre de la formation professionnelle (stagiaires, formateurs, intervenants, prescripteurs) - assure le suivi des certifiés en sortie de formation et élabore les indicateurs de résultat Le rôle complémentaire de coordonnateur.trice administratif.tive, intervient dans des domaines périphériques à l'action de formation : - Suivi de l'emploi du temps - Suivi administratif des stagiaires dont il est l'interlocuteur.trice privilégié.e - Contacts avec les intervenants professionnels et les tuteurs en entreprise, et diverses autres activités selon les publics et les modes d'organisation, toujours en lien avec l'équipe pédagogique du centre et la direction COMPÉTENCES - Analyser, synthétiser et résoudre des problèmes - Concevoir des tableaux de bord - Rédiger des rapports ou des documents - Appréhender les enjeux des dossiers et affaires traités - Travailler en équipe - Etre en capacité d'innover et d'anticiper - Assurer une veille réglementaire SAVOIR-ÊTRE - Aptitude au dialogue, à la communication et à la négociation - Aptitude à faire des propositions - Sens de l'analyse - Esprit de synthèse - Capacité d'adaptation - Sens de l'organisation et des priorités - Sens des responsabilités