Au sein de l'université de Montpellier Paul-Valéry, l'UFR1, faculté des lettres, arts, philosophie et psychanalyse accueille environ 4500 étudiants, répartis sur 8 départements, 28 personnels BIATSS, 160 enseignants permanents et plus de 320 intervenants extérieurs y exercent leurs fonctions. Le pôle scolarité comprend les secrétariats pédagogiques, les personnels en charge des admissions, des stages, il est supervisé par un responsable. La personne recrutée travaillera au sein du pôle scolarité, en tant que responsable des pôles masters et admissions. Au sein du pôle scolarité, la personne recrutée sera chargée de superviser et coordonner le travail de 2 agents de catégorie C. Missions 1 - Supervision et coordination - Superviser et encadrer le travail des deux agents de catégorie C du pôle des admissions. - Établir une répartition en termes de volumétrie de dossier. 2 - Paramétrage - Préparer le calendrier des candidatures en tenant compte des dates définies par la direction. - Paramétrer l'outil informatique eCandidat. - Établir en concertation avec chaque directeur de département la composition des différentes commissions pédagogiques et ou comités de recrutement. - Préparer les dossiers dématérialisés (pièces complémentaires, formulaires Lime Survey, etc.). 3 - Gestion des dossiers - Réceptionner, vérifier les dossiers d'admission en ligne avant examen par la commission. - Gérer les dossiers dématérialisés envoyés par le service des relations internationales avant examen par la commission pédagogique et renvoi des avis au service gestionnaire. - Réceptionner les demandes de réorientation à la fin du premier semestre. - Traiter l'état des dossiers d'admission sur les plateformes ParcourSup, E-Candidat et Mon Master. - Appliquer les procédures mises en place pour eCandidat, Mon Master (DRIF, SAFCO). - Identifier les dossiers pour la formation continue (SAFCO). - Ajouter les commentaires en cas de VAP ou VES non faite. - Vérifier la saisie des avis donnés par les commissions pédagogiques sur eCandidat. - Traiter les dossiers Parcoursup « validation de diplômes » (étudiants étrangers, dispenses de Bac, etc.). - Organiser et convoquer les commissions pédagogiques (LICENCES/MASTERS/DU/CCLA). - Assister les membres des commissions pédagogiques dans la lecture des différents documents reçus. - Vérifier et publier les avis aux candidats (eCandidat). - Créer des tableaux à l'intention des secrétariats de département (« annexe administrative »). Compétences CONNAISSANCES ET SAVOIRS - Connaissance de la réglementation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur en général et des universités en particulier. - Connaissance des divers services de l'Université de Montpellier Paul Valéry. - Connaissance de la réglementation concernant la scolarité des étudiants (arrêté des licences) et des règlements intérieurs (règlement des études, charte du contrôle des connaissances). SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS - Maîtriser l'outil informatique (Word, Excel, Apogée, eCandidat, Parcoursup, Etudes en France, BO, Mon Master OS- Ticket, messagerie électronique) de préférence. - Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles. - Enregistrer et classer des documents. - Constituer des bases de données (réaliser des tableaux croisés dynamiques sous Excel en vue de bilans). - Maîtriser l'expression écrite et orale. SAVOIRS ÊTRE - Être force de proposition - Sens du contact avec le public, sens de l'accueil - Bonne qualité relationnelle, capacité de travail en équipe - Sens de l'organisation et des responsabilités, travail en autonomie - Capacité d'adaptation, dynamisme, gestion du stress - Sens du service public et conscience professionnelle - Capacité à partager l'information et à rendre compte Expérience du métier fortement souhaitée. --> Suite de la description de l'offre en suivant le lien de redirection de candidature