Sous l'autorité de la DGS, vous êtes chargé(e) d'apporter une aide permanente au maire et à la direction générale des services en termes d'organisation professionnelle, d'accueil, de gestion, d'information, de suivi et de classement des dossiers confiés. Dans ce cadre, vos missions sont les suivantes : Assistance à Monsieur le Maire, aux membres du Bureau exécutif et à la DGS - Assister le Maire et la DGS dans l'organisation de ses activités - Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités - Organiser les déplacements Gestion administrative de la Direction Générale - Organiser et assurer le suivi du courrier arrivée /départ - Réaliser et mettre en forme des documents administratifs - Réaliser des travaux divers de secrétariat et de bureautique pour le service - Rechercher et diffuser des informations - Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers - Organiser le classement et l'archivage des dossiers - Faire l'inventaire des fournitures - Elaborer les lettres de commandes - Procéder au rattachement des factures et à leur suivi - Procéder au recensement des besoins financiers dans le cadre de la préparation budgétaire - Rédiger des courriers Accueil du public - Assurer l'accueil physique et téléphonique - Renseigner le public et l'orienter vers l'interlocuteur compétent - Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques Préparation et suivi du conseil municipal - Etablir l'ordre du jour du conseil municipal - Mettre en forme les délibérations - Convoquer le conseil municipal - Faire les procès-verbaux - Assurer la diffusion et le suivi des délibérations - Télétransmettre les actes - Assurer la des différents recueils - Assurer la publication des actes sur les supports dédiés - Assurer le suivi de l'affichage et la tenue du répertoire des délibérations - Réaliser la relecture du Conseil Municipal - Relancer les responsables de service en cas de besoins de précisions sur leurs délibérations Protocole : - Participer et assurer la planification des cérémonies officielles de la Ville - Convoquer les représentants protocolaires - Assurer les réservations nécessaires - Procéder aux achats pour la bonne tenue des cérémonies Compétences et qualités requises : - Formation initiale en secrétariat appréciée - Expérience sur un poste similaire serait un plus - Connaissances juridiques de base, de l'environnement et de l'organisation territoriale - Maîtriser l'orthographe et la grammaire, disposer d'un bon niveau rédactionnel - Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique - Maitriser les outils informatiques Pack Office - Discrétion, réserve de rigueur - Savoir faire preuve de discernement, d'esprit d'initiative - Rigueur professionnelle - Sens de l'organisation et capacité de gestion du temps de travail - Qualités relationnelles - Capacité à travailler en équipe - Disponibilité - Savoir gérer les situations d'accueil difficiles