- ACCUEILLIR, INFORMER ET ORIENTER SUR TOUS LES CANAUX (physique, postal et téléphonique) 1 Accueil des publics - Accueillir physiquement les visiteurs et adhérents, avec bienveillance et professionnalisme. - Répondre aux demandes d'information et orienter vers les interlocuteurs appropriés. - Assurer un premier niveau de renseignement sur les services syndicaux et les démarches d'adhésion. - Gérer l'accès aux locaux en appliquant les consignes de sécurité et de confidentialité. 2 Gestion des appels et des courriels - Répondre aux appels entrants, filtrer et transmettre aux services concernés. - Gérer la boîte mail contact et assurer le suivi des demandes. - Prendre des messages et les transmettre avec précision aux destinataires via un courriel de liaison. - En cas d'absence à l'accueil, conserver son téléphone professionnel sur soi pour répondre aux appels. - Mettre à jour les bases de données et contacts liées à l'accueil. 3. Gestion du courrier, des catalogues et des travaux de reprographie - Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant. - Assurer la mise sous pli et l'affranchissement des colis, recommandés, envois postaux sortants. - Classer et archiver les catalogues fournisseurs et documents administratifs liés à l'accueil. - Réaliser les travaux de reprographie : impression, livret, dépliant et cartes de visite. - GERER L'ORGANISATION ET LA TENUE DES REUNIONS DE L'IMMEUBLE - Réserver les salles dans le tableau de réservation et informer l'émetteur de la demande. - Ouvrir les espaces 30 min minimum avant la réunion et préparer un accueil café lors des instances. - Veiller à l'état de la salle, des supports et du matériel. - Commander les fournitures nécessaires et veiller à la disponibilité des supports d'information.