Référence interne 17762 Odontologie RÉSUMÉ DU POSTE Le/ La gestionnaire du service Formation Continue organise et gère les aspects administratifs d'un portefeuille de formations professionnelles L'agent participe aux missions du service Formation Continue. Il devra assurer les missions suivantes : Assurer la gestion administrative de Diplômes Universitaires (DU) en respectant la réglementation et les obligations de la formation continue Répondre à l'ensemble des mails concernant les DU de son portefeuille reçus sur l'alias du service Assurer la campagne de recrutement des formations de son portefeuille Instruire les dossiers d'inscription en ligne : vérifier la conformité de chaque dossier, définir le régime d'inscription et le tarif à appliquer Elaborer le devis nécessaire au candidat en vue de sa prise en charge par un organisme financeur ou un employeur Transmettre tous les éléments nécessaires à la facturation Réaliser la campagne de contractualisation, de conventionnement et d'inscription Assurer le suivi des dossiers de désistement et établir les dossiers de remboursement Collecter et diffuser les plannings aux stagiaires et au pôle Planning du service de la Scolarité Accompagner les stagiaires sur leur espace numérique de travail (Moodle, ADE, Zoom) Réaliser, diffuser et collecter les listes d'émargement Réaliser les attestations de présence et les transmettre aux organismes financeurs Assurer la campagne des examens de son portefeuille de formations Rédiger les certificats d'obtention Mettre à jour les fiches Ametys de chaque formation de son portefeuille Mettre à jour le référentiel de formation du Pôle Formation Continue Universitaire (FCU) Alimenter des bases de données (tableaux de suivi Excel) Assurer la contractualisation et l'inscription des stagiaires souhaitant s'inscrire en Master sous le régime de la Formation Continue Saisir les commandes dans SIFAC web et tenir le suivi des dépenses sur une base de données Liste non exhaustive. Ces activités sont susceptibles d'évoluer en raison du développement de la structure. Conditions particulières d'exercice : Utilisation du logiciel Apogée, SifacWeb, FormatiC, CanditOnLine (et ses interfaces) et de l'espace numérique de l'Université (Moodle, ADE, Mon dossier Web, PJ Web, Cloud) PROFIL RECHERCHÉ Connaissances Bonne connaissance en secrétariat classique et les outils de traitement de texte et tableur Connaissance des dispositifs de formation continue Connaitre les principes de base de la commande fournisseur et des déplacements des agents (formations prévues) Savoir-faire - Compétences opérationnelles L'agent devra maîtriser les compétences suivantes : Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe Savoir planifier son activité et respecter les délais et être polyvalent Accueillir les populations concernées S'exprimer de façon claire et concise Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat (application)