- Management et organisation o Encadrement des équipes Admissions et AMA: plannings, évaluations, objectifs, gestion des conflits o Définition/mise à jour des fiches de poste, participation aux recrutements avec la coordinatrice o Accueil, formation et accompagnement des nouveaux arrivants; plan de formations; animation de réunions o Appui supplétif sur la gestion des plannings (accueil général, hospitalisations sous contrainte) en l'absence des responsables o Réorganisation des secrétariats avec la coordinatrice - Gestion médico-administrative et réglementation o Contrôle et suivi des dossiers d'hospitalisations sous contrainte, isolement et contention o Contrôle et suivi des décès et de l'état civil; gestion des archives (destruction réglementaire) o Veille réglementaire et garantie du respect des procédures - Parcours patient et projets o Étude et réorganisation des secrétariats médicaux; analyse des besoins en AMA (avec contrôle de gestion, DAFC, DRH) o Suivi mensuel des effectifs avec la DRH; participation CELLULE AIME (CLM, CLD, reconversion) o Refonte du circuit administratif: pré-consultations, pré-admissions (bornes d'accueil), développement des pré-admissions en ligne avec l'AAH facturation o Gestion des chambres particulières (circuit, consentements, procédures, liens avec les soins) o Suivi du parcours de soins avec les cadres supérieurs; cotation NGAP/CCAM avec l'AAH facturation o Suivi des dossiers spécifiques: ALD, AT/MP, IVG. o Pilotage des services déconcentrés faisant la prise en charge administrative o Suivi/déploiement des évolutions logicielles: Doctolib, télésurveillance, reconnaissance vocale; rédaction de SMS avec référents DPI; formation et accompagnement des médecins à la reconnaissance vocale o Déploiement de la téléexpertise (Omnidoc) avec l'AAH facturation et la CPTS; suivi des statistiques métiers o Rédaction, mise à jour et diffusion des procédures et modes opératoires - Identito-vigilance o Contribution au déploiement de l'INSi o Gestion des problèmes d'identité, suivi des doublons/erreurs o Travail en lien avec la responsable identito-vigilance (qualification) - Facturation et recouvrement (en lien avec le service facturation) o Élaboration de procédures pour dossiers sensibles: E11, AME, AMU, patients étrangers, payants (acomptes, engagements de paiement) o Suivi des dossiers sensibles avec l'AAH facturation o Suivi des débiteurs via 4Axes, conventions mutuelles o Suivi Happytal (consentements chambres particulières) Profil recherché - Savoir-faire et savoir-être: animation d'équipe, excellent relationnel, discrétion, maîtrise de soi, communication, initiative et sens des responsabilités, capacités d'analyse/synthèse/optimisation, priorisation et gestion de l'urgence, gestion de l'accueil difficile (empathie, diplomatie, tolérance), gestion des conflits, disponibilité, mobilité, polyvalence, forte capacité d'adaptation - Compétences: très bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers; connaissance des circuits de facturation et des référentiels NGAP/CCAM appréciée; appétence pour la conduite de projets et la transformation digitale - Expérience: encadrement d'équipes administratives hospitalières souhaité; expérience en psychiatrie et/ou identito-vigilance est un plus Contrat et temps de travail - Forfait jour, amplitude 8h-18h - Repos fixes - Congés en roulement avec la coordinatrice des secrétariats et la responsable de l'accueil général - Poste susceptible d'évoluer selon les besoins du service - CDI ou Mutation