Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros établissements de France (près de 950 lits). Le CHIAP est composé de 3 sites : le site principal situé au cœur de la ville d'Aix-en-Provence, le Centre Roger Duquesne, établissement gériatrique situé dans le quartier Jas de Bouffan, et le site de Pertuis, situé au pied du Lubéron. Hôpital public dynamique et à taille humaine, il est l'établissement de référence d'un territoire de santé de plus de 600 000 habitants couvrant les Alpes de Haute Provence, le Sud Vaucluse et le Nord des Bouches-du-Rhône. Missions principales : Gestion du secrétariat Activités spécifiques : Saisir, rédiger et enregistrer les informations concernant les séjours d'un patient, des examens et/ou une consultation (compte-rendu d'hospitalisation, HDJ, courrier de consultation) Compétences attendues : Secrétariat : Saisir, rédiger et enregistrer les informations concernant les séjours d'un patient et/ou une consultation (compte-rendu d'hospitalisation, HDJ, examens et courrier de consultation) et transmission via LIFEN Gestion du planning des tableaux de garde des médecins et leurs rendez-vous Participation aux réunions et à leur organisation. Transmission des informations administratives relatives à la situation des patients Transmission aux patients des résultats des examens faits en externe (coroscanner, Holter ECG, MAPA, coronarographies Codage des Holters/ECG - MAPA Gestion des demandes de la qualité (copie des dossiers médicaux) Gestion des commandes de fournitures Accueil physique Accueillir et orienter les patients, les familles, les médecins, les visiteurs médicaux et toute personne étrangère au service Donner les différents rendez-vous Préparation des dossiers de consultation Enregistrement de la venue des patients dans DxPlanning et DxCare Gestion des fiches de circulation Accueil téléphonique Ecouter l'interlocuteur pour apporter une réponse précise Donner les rendez-vous, les confirmer et les déplacer si besoin Rechercher les personnes sollicitées, basculer les appels le cas échéant Prendre note des messages le plus clairement possible afin de finaliser la demande Assurer le suivi des messages transmis Qualités requises : RELATIONNELLES Accueil Ecoute Disponibilité Vocabulaire adapté face aux différents interlocuteurs Prise de distance Autonomie, adaptabilité, esprit d'initiative et de créativité Organisation et de la méthodologie Polyvalence PROFESSIONNELLES Connaitre l'institution Connaissance des outils informatiques liés au poste Maitriser le vocabulaire médical Connaissance de la procédure d'accueil des patients (charte du patient) Maitriser les éléments juridiques (secret médical) Identification et orientation des personnes, des groupes, des publics Identification, analyse, priorisation et synthèse des informations relevant de son domaine d'activité Travailler en équipe pluridisciplinaire et en interdisciplinarité Conditions d'accès au poste : Niveau Baccalauréat Formation spécifique sur le secrétariat médical Quotité de travail : 100% Régime horaire/organisation du temps de travail : Du lundi au vendredi : Ouverture du secrétariat de 8h30 à 17h30 Journée de 7h30 pouvant évoluer vers un planning en 9h00 Repos fixes (samedi et dimanche) Dépassement ponctuel des horaires en fonction des activités Contraintes liées au poste : Travail sur écran Ligne téléphonique dédiée Au CHAPP, nous nous engageons à promouvoir un environnement de travail inclusif et équitable, en valorisant la diversité et en garantissant l'égalité des chances dans tous nos recrutements. Avantages: Forfait RTT selon le temps de travail Comité de Gestion des Œuvres Sociales (CGOS): prestation maladie, chèques vacances, chèques cultures, allocation de rentrée scolaire, ...