Grande école d'ingénieurs publique du Ministère de l'Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l'Innovation, Polytech Clermont est une école de Clermont Auvergne INP et du réseau Polytech qui articule ses activités et ses projets autours de trois piliers : développement durable, mobilité du futur et énergie. Site web : https://www.clermont-auvergne-inp.fr/ ; https://polytech-clermont.fr/ Mission principale : Grande école d'ingénieurs publique, Polytech Clermont est une école de Clermont Auvergne INP et du réseau Polytech qui articule ses activités et ses projets autour de trois piliers : développement durable, mobilité du futur et énergie. L'adjoint-e en gestion administrative assure les tâches de secrétariat de départements au sein d'un pool de quatre secrétaires. Il/elle travaille en lien avec les enseignants, les chargés de cours issus d'entreprises, les fournisseurs et les étudiants. Activités : Secrétariat des départements : Accueillir et informer les étudiants, enseignants, intervenants extérieurs Informer l'équipe pédagogique des dates de réunions et réserver les salles Rédiger les comptes-rendus de réunions Mettre en forme les courriers Appui à la préparation des examens (listes d'émargement, PV,.) Collecter et saisir les notes Assurer la préparation administrative des commandes de matériels, relations fournisseurs Suivre les dépenses et le budget du département et pôles Assurer l'organisation logistique des déplacements pédagogiques, des soutenances, des remises de prix et parrainages Préparation de l'évaluation des enseignements GP et traiter les réponses Classer et archiver les documents Assurer l'intérim des autres secrétaires de département lors de leurs absences Réceptionner les colis lors de la fermeture de l'accueil Gestion administrative des dossiers intervenants extérieurs : Aider à la constitution des dossiers Recrut, relancer, valider les pièces Faire le lien avec les intervenants extérieurs pour les enseignants (fournitures, renseignements, ordres de mission) Saisir les heures dans Geisha et mettre à jour les charges d'enseignement Communication : Appui du chargé de communication de l'Ecole, photos, propositions de textes pour le site internet (exemple : les journées portes ouvertes, la cérémonie de remise des diplômes, journée « Fête de la science » ...) Création d'affiches pour les forums, de supports de communication (Université d'été, carnets de voyage, etc.) Les missions du poste sont susceptibles d'évolution en cas de réorganisation du service Les compétences nécessaires du poste Connaissances : Connaissance de l'Enseignement supérieur Techniques d'accueil téléphonique et physique Techniques de communication Niveau B2 en anglais serait apprécié Compétences opérationnelles : Accueillir les populations concernées Savoir prioriser les tâches Prise de notes et rédiger des documents (compte rendu de réunion, PV,.) Maitriser les outils bureautiques Enregistrer et classer les documents Savoir rendre compte Traiter et exploiter des informations administratives et financières Savoir gérer un budget Facilité d'adaptation à des logiciels spécifiques (APOGEE, DIVA, ADE, UCA Pré-inscription, Moodle) Utiliser les outils de communication (réseaux sociaux et sites web) Compétences comportementales : Sens de l'organisation Réactivité Être capable de travailler en équipe Sens relation Modalités du contrat de travail : Poste à pourvoir au 1er septembre 2026 pour une durée de 1 an ; renouvelable Contrat à durée déterminée de droit public à temps complet Prime possible de 90€ à 180€, selon expérience Possibilité de télétravail Contrat de 37h30/semaine, 49 jours de congés annuels Prise en charge partielle transports en commun Contrat collectif de protection sociale complémentaire (PSC) en santé