Finalité du poste Assurer le suivi administratif des activités liées à la gestion des visites médicales des salariés, garantir la fiabilité des données, assurer la conformité documentaire et apporter un soutien opérationnel aux équipes de gestion et au management. Missions principales 1. Gestion administrative des centres de visites médicales (CVM) Récupérer les bilans annuels auprès des Centres de Visites Médicales et les transmettre aux clients (période de février à avril) Récupérer et archiver les contrats d'adhésion auprès des centres de santé au travail 2. Gestion et mise à jour des données salariés Assurer le suivi des salariés dans le cadre des mobilités et des changements de poste et dans ce cadre assurer la mise à jour mensuelles des portails des Centres de Visites Médicales Effectuer les mises à jour nécessaires dans l'outil de suivi Vérifier la cohérence et la qualité des données enregistrées 3. Suivi des déclarations annuelles Participer à la campagne des déclarations annuelles (de décembre à mars) Réaliser les contrôles administratifs nécessaires sur la réalisation Apporter un support aux gestionnaires pour la complétude des déclarations. 4. Gestion documentaire et traitement du courrier Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant Numériser et archiver les documents Assurer le classement électronique des dossiers Garantir la bonne conservation des documents administratifs 5. Dépôt et suivi documentaire clients Réaliser le dépôt hebdomadaire des documents sur les serveurs clients : factures, fiches de suivi ou autres documents contractuels ou administratifs Vérifier à la bonne transmission des documents. 6. Qualité, procédures et conformité Participer à la mise à jour des procédures de fonctionnement du service Contribuer à la démarche Qualité et ISO Apporter un appui au manager dans les actions de mise en conformité Participer au suivi des plans d'actions et des audits internes Veiller à l'application des procédures et modes opératoires Compétences Compétences techniques Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook). Aisance avec les outils de gestion et bases de données Maîtrise de la gestion documentaire et de l'archivage numérique Capacités de contrôle et de fiabilisation des données administratives Compétences professionnelles Rigueur et sens de l'organisation Respect de la confidentialité des informations Esprit d'équipe et sens du service Autonomie dans la gestion des tâches administratives Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément Bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles Profil recherché Formation Bac à Bac +2 en gestion administrative, assistanat, secrétariat ou équivalent Expérience Une première expérience dans un environnement administratif, RH ou santé au travail est appréciée Une expérience en gestion documentaire ou en support administratif constitue un atout Conditions particulières Activité comportant des périodes de forte charge lors des campagnes annuelles de déclarations et de collecte des bilans des centres de visites médicales. Interactions régulières avec les centres de santé au travail, les gestionnaires et les managers.