Dans le respect du projet de la Fondation, du projet d'établissement et des procédures en vigueur, le /la secrétaire assure le traitement des tâches administratives de l'établissement. À ce titre, il /elle constitue un lien privilégié avec les services centraux. Il /Elle assure également l'accueil téléphonique ainsi que l'accueil des personnes internes et externes à l'établissement. Tâches principales : Assurer le lien avec les services Centraux en matière de : Suivi administratif et comptable : Transmettre des données et informations conformément aux échéanciers et procédures en vigueur de la Fondation. Suivre les achats : contrôler les factures fournisseurs, les enregistrer, vérifier le journal des achats et le Grand Livre. Contribuer le cas échéant au suivi des stocks et commander des fournitures et autres biens et prestations. Préparer / établir la facturation mensuelle commerciale (chiffre d'affaires, produits divers) et faire le suivi des encaissements ainsi que les relances. Faire le suivi des immobilisations en lien avec le directeur (fiche immo). Assurer le suivi administratif de divers dossiers. Réaliser des tâches administratives relatives au suivi des personnes accompagnées Tenir les états de présence des personnes accompagnées et suivre leur dossier administratif, en lien avec les référents et services extérieurs. Suivre, en l'absence de poste d'assistante sociale, le dépôt et le renouvellement des dossiers d'admission d'aide sociale, MDA, CAF et CD, en lien avec le directeur, les tuteurs et les familles. Recueillir l'état des ressources des personnes accueillies pour la facturation et les reversements. Mettre en forme des documents éducatifs pour veiller au respect de la charte graphique ANAIS (variable selon l'établissement). De façon générale Participer à la vie institutionnelle de l'établissement et contribuer au lien entre les différents services. Assurer, en lien avec la directrice et la secrétaire de direction la continuité des tâches dévolues à la secrétaire d'établissement en cas d'absence programmée. Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et comptables. Assurer, si nécessaire, la prise de notes et la rédaction de comptes rendus. Assurer l'accueil physique et téléphonique si besoin Convention Collective Nationale du Travail du 15 Savoirs : - Gestion administrative - Communication / relations interpersonnelles - Maîtrise de l'outil informatique/ Outils bureautiques - Communication écrite - Gestion comptable - Gestion de l'information - Procédures budgétaires et comptables - Méthode de classement et archivage - Comptabilité fournisseurs - Modalités d'accueil physique et/ou téléphonique - Organisation et fonctionnement des structures sociales et médico-sociales Savoir-faire : - Effectuer le suivi de la gestion administrative de dossier - Accueillir et orienter des personnes - Rédiger, saisir et mettre en forme tout type de documents - Rédiger un écrit professionnel - Classer des données, des informations et des documents - Tenir à jour des données / fichiers - Assurer un accueil téléphonique - Réceptionner, traiter et enregistrer le courrier - Assurer la transmission des informations en interne et en externe - Collaborer avec l'ensemble des intervenants à la réalisation d'un objectif commun - Organiser son travail au sein d'une équipe Savoir être : - Rigueur - Aptitudes relationnelles et capacité à travailler en équipe - Respect de la confidentialité - Réactivité, adaptabilité - Sens de l'organisation - Sens de la communication - Professionnalisme - Être force de proposition