Assistant(e) Projets & Expositions Spécialisée dans l'organisation et la logistique de congrès médicaux et scientifiques, notre société recherche un(e) Assistant(e) Projets & Expositions. VOS MISSIONS Sous la responsabilité des Chefs de projet, vous devrez les assister dans l'organisation de congrès / colloques / séminaires. Administratives et budgétaires : * Assurer le standard téléphonique de la société et des congrès, répartir et classer les emails des adresses génériques de l'agence * Assurer le secrétariat des congrès et réaliser les tâches qui sont demandées par les chefs de projet * Gérer la relation avec les participants, les intervenants, les exposants, les sponsors et les clients, français ou étrangers * Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus * Demander des devis et réaliser des tableaux comparatifs auprès des fournisseurs, suivre les commandes et les règlements * Consulter les hôteliers et négocier des tarifs * Assister les chefs de projet dans le bilan à l'issue de l'évènement Logistique : * Réaliser les badges, les pochettes accueil et la petite signalétique * Préparer le dossier nécessaire à l'accueil sur le congrès * Aider à l'installation et au démontage lors du projet * Assurer l'accueil sur place * Contribuer aux tests des applications de gestion développées pour les manifestations * Assurer ponctuellement en renfort l'animation des visioconférences lors des manifestations hybrides ou virtuelles Administration des ventes : * Prendre les appels entrants (standard commercial) * Monter le dossier exposants et sponsors dédié à la commercialisation de l'exposition et aux partenariats proposés aux sponsors * Envoyer les emailings d'invitation à exposer, relancer les exposants et partenaires potentiels par email personnalisé et par téléphone * Assurer le suivi contractuel de chaque réservation de stand * Elaborer et envoyer le dossier technique aux exposants, préparer la logistique * Gérer la coordination sur place Communication (taches ponctuelles): * Traduire des textes entre le français et l'anglais * Préparer les HTML des procédures accueil * Mettre à jour le contenu des sites web sur WordPress® * Préparer les fichiers Excel® en vue de la réalisation des emailings * Contribuer à la rédaction de notre communication sur les réseaux sociaux Cette liste n'est pas exhaustive. VOTRE PROFIL - Très bon niveau d'anglais exigé - Maîtrise des logiciels bureautiques et Internet - Connaissances de Zoom® et autres systèmes de visioconférences appréciées - Méthodologie de gestion de projet - Technique de communication - Aptitude rédactionnelle et maîtrise de l'orthographe - Méthode de classement et d'archivage - Maîtrise de l'accueil téléphonique - Autonomie, rigueur, réactivité et aisance relationnelle VOS PERSPECTIVES D'EVOLUTION - Poste pouvant évoluer vers une fonction de chef(fe) de projets bilingue DETAILS Lieu de travail : 81710 - SAIX Type de contrat : CDI Début de contrat : à partir du 3 novembre 2025 Durée hebdomadaire de travail : 35h Semaine de 4 jours Rémunération selon profil Déplacements ponctuels - Permis B exigé Type d'emploi : Temps plein, CDI Rémunération : à partir de 21 621,60€ par an Avantages : * Intéressement et participation * RTT * Travail à domicile occasionnel Lieu du poste : En présentiel