Missions du chargé(e) d'accueil et de communication : L'agent-e d'accueil et de communication du centre Paris Anim' est chargé-e d'accueillir, de renseigner et d'orienter, physiquement ou par téléphone, les publics et visiteurs. Il-elle peut les accompagner, si nécessaire, jusqu'à leur lieu de rendez-vous ou les faire patienter en veillant à leur confort. Il.elle contrôle l'accès au lieu. Pour répondre aux appels téléphoniques ou aux interrogations de ses interlocuteurs, il-elle se tient au courant de l'actualité de son organisation. Il-elle peut être amené-e à effectuer des taches de secrétariat courantes et la gestion du courrier. En tant que chargé.e de communication, en dehors des permanences d'accueil du public, il-elle a pour mission la réalisation, la diffusion des supports de communication numériques et physiques et leur mise à jour. Accueil et orientation physique : - Informer, orienter les visiteurs dans les locaux, les diriger vers les membres de l'équipe et les salles d'activité, - Accueillir les associations et intervenants, - Rangement et décoration de l'accueil, mise à jour de l'affichage, des présentoirs, - Ouverture et fermeture des portes, sécurisation des locaux. - Proposer un accueil attractif et efficace, convivial et chaleureux. - Participer à l'animation de l'accueil informel, aux animations et à la programmation des expositions. - Recueillir les attentes et besoins des usagers. - Participer à la communication et la valorisation des actions, à la vie de l'équipement. - Informer et valoriser les activités du centre lors des actions « hors les murs », Accueil et orientation téléphonique : - Gestion des appels téléphoniques, - Orientation vers le bon interlocuteur, - Prise de message. Gestion administrative : - Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information et des documents, - Réception, distribution, envoi et enregistrement des courriers (électroniques et postaux), - Assurer les inscriptions des usagers aux activités à partir du logiciel dédié, - Assurer la gestion des recettes en binôme avec le sous-régisseur, suivi des encaissements (logiciel ANI) et préparation des tableaux de remises et de remboursement - Gérer les plannings d'occupation des salles et des réservations, Réalisation et mise à jour des supports de communication : - Participation à l'élaboration et au suivi du calendrier éditorial de la structure en lien avec l'équipe de direction - Réalisation des supports de communication : o Visuels affiches (Canva) o Newsletter numérique (Mailchimp) o Newsletter papier (Canva) - Mise à jour hebdomadaire du site internet et du site Paris.fr - Mise à jour du Front ANI (Logiciel d'inscription) - Animation, modération et alimentation hebdomadaire des réseaux sociaux du centre (Instagram, Facebook, etc.) pour valoriser les ateliers, les événements et les projets - Veiller au respect de la réglementation RGPD et à la collecte des autorisations de droit à l'image lors des captations de photos/vidéos pour la communication du centre Compétences requises : - Maîtrise des outils bureautiques courants (MS Office) et aisance sur les logiciels de gestion de base de données (type ANI) - Maîtrise des outils de PAO simples et de création graphique (Canva), de routage de newsletters (Mailchimp) - Compétences rédactionnelles : orthographe, grammaire et syntaxe (essentielles pour les newsletters, le site Paris.fr et le site du centre) - Sens de l'accueil, techniques d'écoute active, de communication et d'observation, aisance relationnelle, ponctualité, esprit d'équipe - Autonomie et créativité : force de proposition pour dynamiser l'image du centre