Au sein de l'établissement vous avez pour missions : La gestion des rendez-vous médicaux et paramédicaux : - d'organiser les rendez-vous médicaux et paramédicaux : consultations, examens, imagerie, biologie, pédicurie, dentiste, ophtalmologie, spécialistes, etc. ; - d'enregistrer les rendez-vous dans le logiciel TITAN ; - d'éditer régulièrement la liste des rendez-vous à venir, notamment la liste hebdomadaire ; - de rappeler aux équipes soignantes des rendez-vous programmés ; - de préparer les documents nécessaires aux consultations ; - d'assurer le suivi des retours de consultation et récupérer, lorsque nécessaire, les comptes rendus médicaux. La préparation administrative des rendez-vous - préparer les enveloppes de rendez-vous ; - rassembler les documents utiles : ordonnance, courrier médical, carte Vitale, attestation de droits, résultats antérieurs, comptes rendus, bilans ; - vérifier que les éléments nécessaires sont disponibles avant le départ du résident ; - transmettre les informations utiles aux équipes soignantes, accompagnants ou familles selon l'organisation retenue. L'organisation et suivi des transports non urgents : - la préparation des bons de transport lorsque ceux-ci sont nécessaires ; - la demande de transport auprès des prestataires ; - la vérification de la bonne réservation des transports à partir de la liste des rendez-vous ; - l'annulation des transports en cas de modification ou d'annulation de rendez-vous ; - le lien avec les transporteurs, les équipes et les familles lorsque cela est nécessaire. La tenue du dossier papier et informatisé de la personne accompagnée - ranger les documents dans les dossiers papier des résidents ; - veiller à la qualité du classement et à la complétude des dossiers ; - scanner les documents et les intégrer dans TITAN ; - classer les comptes rendus d'hospitalisation, bilans, résultats d'examens, courriers médicaux et ordonnances ; - vérifier la présence des pièces nécessaires dans le dossier ; - participer à la mise à jour des informations utiles dans les logiciels métiers ; - garantir la traçabilité et l'accessibilité des informations dans le respect des règles de confidentialité. La préparation des entrées, sorties et admissions : - préparer les dossiers d'entrée des nouveaux résidents ; - rassembler, classer et vérifier les pièces nécessaires ; - contribuer à la préparation des documents d'accueil ; - participer au suivi des demandes d'admission, notamment via ViaTrajectoire ; - participer à la mise à jour des tableaux de suivi des admissions ; - préparer les dossiers de sortie ; - vérifier leur complétude ; - organiser l'archivage du dossier du résident après sa sortie. Les courriers, transmissions et appui administratif: - rédiger, mettre en forme et envoyer des courriers médicaux ou administratifs ; - préparer les convocations à certaines réunions de soins ou de coordination ; - rédiger ou mettre en forme des comptes rendus ; - préparer les courriers d'invitation aux projets d'accompagnement personnalisés ; - transmettre les comptes rendus ou documents aux familles selon les procédures de l'établissement ; - éditer des étiquettes résidents ou étiquettes de rendez-vous ; - mettre à jour des listes, tableaux de suivi ou documents de service ; - participer à la transmission fiable des informations entre les différents sites. L'archivage et gestion documentaire: - classer et archiver les dossiers médicaux et médico-administratifs ; - organiser l'archivage des dossiers de sortie ; - respecter les procédures internes de conservation et de confidentialité ; - retrouver les documents archivés lorsque cela est nécessaire ; - participer à l'amélioration du classement et de la gestion documentaire. La fonction peut nécessiter : - des déplacements réguliers entre les différentes résidences avec véhicule de service.