Activités principales Gestion administrative du RIA : - Traitement du courrier arrivé avec un enregistrement informatique ; - Rédaction de courriers ; - Mise à jour des listings des convives, vérification des indices, actualisation des données ; - Délivrance, suivi et annulation des badges ; - Mise à jour des listings de communication ; - Organisation et animation de la commission des menus mensuelle (convocation, ordre du jour, prise de note, compte rendu, envoi et analyse des menus, logistique de la réunion) ; - Diffusion des menus ; - Gestion des réunions de l'AGRIA (convocation, ordre du jour, prise de note, compte rendu.) ; - Participation à des réunions et préparer les dossiers nécessaires au fonctionnement de la structure - Élaborer et assurer le suivi des conventions et avenants conclus avec les administrations adhérentes ; - Communication (affichage, mailing.) ; - Assurer l'archivage et la conservation es documents administratifs. Gestion comptable et financière du RIA : - Vérification du chiffre d'affaires des caisses - récupération des chèques et des facturettes des cartes bancaires - enregistrement des chèques - transmission des chèques au CCP ; dépôt d'espèces à la Banque Postale ; - Contrôler les encaissements quotidiens du restaurant - Enregistrement des factures fournisseurs et transmission pour règlement au trésorier. - Réceptionner, vérifier et enregistrer les factures - Gestion de la comptabilité et saisie des opérations comptables sur le logiciel dédié - Établir la facturation des subventions, prestations exceptionnelles et autres recette - Assurer le lien et la transmission des éléments comptables au comptable ; - Suivi du compte bancaire, rapprochement bancaire, assurer le suivi des comptes de l'association - Archivage des documents comptables ; - Relance des soldes compte client négatif ; - Participer à l'élaboration du budget prévisionnel - Assurer le suivi de l'exécution budgétaire et rendre compte aux instances dirigeantes Suivi de l'exploitation du restaurant : - Vérification de la facture de prestation alimentaire et des éléments fournis par la société de restauration collective ; - Enregistrement du nombre de repas ; - Vérification du paramétrage des caisses ; - Suivi des éléments statistiques et financiers du prestataire de restauration (décompte des repas servis ; solde des comptes clients ; chiffre d'affaires total des caisses ; chiffre d'affaires ventes des caisses ; détail du chiffre d'affaires par prestation par groupe et famille ; le chiffre d'affaires des ventes global ; la synthèse des opérations financières que cela soit les versements chèque bancaire, carte bancaire, espèces ou tickets ; synthèse de facturation ; synthèse de T.V.A. ; balance..) ; - Vérification des tarifs applicables aux convives notamment à l'occasion des actualisations des prix dans le cadre du marché ; - Participation à l'analyse des offres du marché de restauration (lors de l'appel à la concurrence) ; - Lors d'une panne du matériel en cuisine, obligation d'appeler les fournisseurs pour le dépannage, suivre les contrats de maintenance ; - Inventaire du mobilier et équipements mis à disposition de la société de restauration collective par l'AGRIA ; - Vérification mensuelle consignée de l'état de propreté du restaurant ; - Inspection des locaux afin de prendre en compte des travaux d'entretien immobilier. - Veiller au respect des clauses contractuelles par le prestataire de restauration - Signaler les dysfonctionnement constatés et assurer leur suivi - Participer à l'amélioration continue de la qualité du service rendu aux convives Communication et relations avec l'usager - Assurer la communication interne et externe de l'association - Diffuser les menus auprès des administrations et des convives - Réaliser les affichages et supports d'information nécessaires - Répondre aux demandes des usagers - Être à l'écoute des convives et assurer le relai de leurs observations auprès des instances concernées