Présentation de HYSES HYSES (Hygiène Sécurité et Protection de la Santé) est une société d'ingénierie spécialisée dans la prévention des risques professionnels, la coordination SPS, la formation professionnelle et l'accompagnement des entreprises du BTP et des secteurs techniques. Notre activité s'articule autour de : la coordination SPS (Sécurité et Protection de la Santé), la prévention des risques professionnels, les formations réglementaires, les audits et accompagnements sécurité, les appels d'offres publics et privés. Dans le cadre du développement de notre activité, nous recherchons une personne structurée, rigoureuse et polyvalente afin de participer à la structuration administrative et financière de l'entreprise. Missions principales 1. Gestion administrative générale - Gestion et suivi des courriers, mails et demandes entrantes ; - Classement et archivage numérique des dossiers ; - Mise à jour des tableaux de suivi internes ; - Préparation de courriers, attestations, comptes rendus et documents administratifs ; - Coordination administrative avec les clients, partenaires et organismes. 2. Gestion administrative des formations et QUALIOPI -Préparation des dossiers administratifs de formation ; - Suivi des conventions, - Convocations, - Attestations et feuilles d'émargement ; - Contrôle de la conformité documentaire ; - Participation au maintien de la certification QUALIOPI ; - Suivi des indicateurs qualité et satisfaction. 3. Suivi administratif des appels d'offres - Préparation des pièces administratives ; - Organisation des dossiers de candidature ; - Suivi des échéances de dépôt ; - Mise à jour des documents administratifs récurrents ; - Participation au suivi des consultations et réponses. 4. Suivi administratif des missions SPS - Diffusion et archivage des documents SPS ; - Suivi documentaire des chantiers ; - Mise à jour des listes de diffusion et tableaux de suivi ; - Relance des pièces administratives manquantes ; - Organisation documentaire des dossiers chantier. 5. Gestion financière et pré comptable - Préparation et suivi des factures clients et fournisseurs ; - Suivi des règlements et relances ; - Préparation des éléments comptables pour l'expert-comptable ; - Participation au suivi de trésorerie ; - Création et amélioration des tableaux de bord de gestion ; - Participation à l'optimisation des outils de reporting et de suivi. Profil recherché Rigueur et sens de l'organisation ; Autonomie et esprit d'initiative ; Bonne maîtrise des outils bureautiques ; Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément ; Bonne capacité rédactionnelle ; Aisance dans un environnement PME polyvalent. Compétences appréciées / - Bonne maîtrise d'Excel ; - Capacité à créer des tableaux de suivi et outils de pilotage ; - Connaissance de la gestion administrative et financière ; - Expérience en environnement PME appréciée ; - Intérêt pour les métiers techniques, réglementaires ou BTP apprécié. Environnement de travail Forte autonomie ; Vision globale de l'activité ; - Missions variées ; Possibilités d'évolution et de montée en compétences. Horaires indicatifs : 9h00 - 17h00