Notre Institut recrute adjoint administratif h/f (à compter du 20 août) relevant de la catégorie C de la fonction publique hospitalière (rémunération en fonction de l'ancienneté dans les mêmes fonctions dont peut se prévaloir le/la candidat.e) - Accueil physique et téléphonique du public (familles, intervenants extérieurs, partenaires.) - Renseignements des professionnels de l'établissement et des enfants/adolescents/familles accompagnés - En charge des éléments de communication (internes et externes) de l'Institut Les Gravouses - Mise en forme et création de documents et outils de communication - Développement numérique de la fonction administrative au sein de l'établissement (logiciels et nouvelles technologies) 2 - Gestion et suivi des dossiers administratifs des enfants accompagnés (gestion papier et numérique) - Organisation et suivi des visites d'admission et rencontres familles en lien avec les chefs de service - Suivi et mise en forme des indicateurs d'activité de l'établissement (accompagnements enfants) - Gestion et suivi des équipements de téléphonie et des équipements informatiques (Interface avec les prestataires informatiques et téléphoniques) - Gestion et suivi de la flotte des véhicules de l'établissement - Gestion et suivi des commandes de fournitures administratives - Réalisation de bons de commande et facturation en comptabilité des commandes réalisées - Réalisation des documents/courriers administratifs nécessaires au fonctionnement de l'établissement - Rédaction de compte-rendu de réunion / tâches de secrétariat diverses Compétences requises : - Capacités d'écoute et d'analyse - Compétences relationnelles - Maîtrise de la communication - Capacités rédactionnelles - Sens des responsabilités / autonomie / prises d'initiative - Maitrise du pack office et de Canva - Compétences en nouvelles technologies Lieux et conditions de travail : - Présence sur le site d'Institut Les Gravouses - Bureau accueil et bureau individuel - Equipement informatique à disposition Statut et rémunération : Statut et grille de rémunération de la Fonction Publique Hospitalière Prise en compte de l'ancienneté dans les missions d'Assistant(e) administratif Temps de travail : Temps de travail annuel : 1 561 heures (cycle annuel du 1er aout N au 31 juillet N+1) 203 jours de travail annuels Fermeture de l'établissement sur certaines périodes des vacances scolaires Volume horaire hebdomadaire : 39h sur 4 jours et demi (du lundi au vendredi) En alternance sur des horaires matin (prise de poste à 8h) et soirs (fin de poste à 17h45)