FICHE DE POSTE - AIDE COMPTABLE Service comptabilité / fonctions support 1. Identification du poste Intitulé du poste Aide comptable Rattachement hiérarchique Responsable comptable Lieu d'exercice SAS NORIANCE - DOUAI Temps de travail 35 heures 2. Finalité du poste L'aide comptable contribue au bon fonctionnement du service comptabilité en assurant, sous le contrôle du/de la comptable ou de la Direction, la saisie, le suivi et le classement des opérations comptables courantes. Il/elle participe à la fiabilité des données comptables, au suivi des règlements, au traitement des débours et à la bonne tenue administrative des pièces justificatives, dans le respect des procédures internes, des règles de confidentialité et des délais impartis. 3. Missions principales et activités Opérations comptables courantes - Saisir les relevés bancaires, les chèques, les écritures liées aux cartes bancaires et les opérations quotidiennes courantes. - Préparer les remises de chèques et assurer le suivi des remises d'espèces selon les procédures internes. - Participer au contrôle du fonds de caisse et signaler toute anomalie constatée. - Contribuer au pointage des comptes et aux rapprochements bancaires. Comptabilité fournisseurs et débours - Saisir les factures fournisseurs et assurer leur classement. - Traiter les factures de débours des confrères, témoins, serruriers et autres intervenants, après vérification des éléments nécessaires. - Préparer les lettres-chèques de débours et suivre leur émission selon les consignes du service. - Alerter en cas d'incohérence, de doublon, d'absence de justificatif ou de difficulté de traitement. Comptabilité clients et suivi administratif - Déposer les factures sur les différents portails clients et assurer le suivi des dépôts. - Réaliser les recherches comptables nécessaires au traitement des demandes internes ou externes. - Participer au suivi des trop-perçus : préparation des campagnes d'information, relances téléphoniques, collecte des informations utiles et préparation des remboursements. - Tenir à jour les dossiers comptables et veiller à la traçabilité des opérations réalisées. Gestion documentaire, archives et support interne - Classer, numériser et archiver les pièces comptables dans le respect des règles internes de conservation. - Assurer le suivi du stock des fournitures de bureau et produits d'entretien et signaler les besoins de réapprovisionnement. - Contribuer au bon fonctionnement administratif du service et à la continuité de l'activité en période de renfort ou d'absence. Accueil téléphonique - Assurer, lorsque cela est nécessaire, l'accueil téléphonique de l'Étude, identifier l'objet des appels et rediriger les interlocuteurs vers le service compétent. - Adopter une communication claire, professionnelle et courtoise avec les clients, débiteurs, confrères, fournisseurs et collaborateurs. 4. Compétences requises Compétences techniques Qualités professionnelles - Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook. - Aisance avec les outils informatiques et les portails clients/fournisseurs. - Compréhension des opérations comptables courantes. - Capacité à classer, contrôler et rapprocher des données chiffrées. - Bonne expression écrite et orale. - Rigueur, précision et fiabilité dans la saisie. - Discrétion et respect strict de la confidentialité. - Sens de l'organisation et capacité à prioriser. - Autonomie dans l'exécution des tâches confiées. - Esprit d'équipe, bon relationnel et sens du service interne. 5. Responsabilités et exigences du poste - Respecter les procédures comptables et administratives internes. - Garantir la confidentialité des informations traitées, notamment les données comptables, clients, débiteurs et fournisseurs. - Assurer une traçabilité fiable des opérations réalisées et des documents transmis. - Rendre compte régulièrement de l'avancement