Le premier réceptionniste d'hôtel est une personne qui encadre les réceptionnistes, accueille et informe les clients lors de leur séjour. Il est responsable des réservations, effectue les démarches administratives lors de l'enregistrement du client et est en relation avec les différents services de l'établissement. Le premier réceptionniste d'hôtel : fonctions et responsabilités Gérer les relations avec la clientèle et le personnel - Créer une relation privilégiée avec les clients tout au long de leur séjour en étant à leur écoute et à leurs attentes - Traiter les réclamations éventuelles en proposant une solution adéquate - S'assurer de la flexibilité des organisations afin de proposer des réponses adaptées aux besoins des clients - Coordonner et organiser au quotidien les prestations offertes aux clients - Etre garant des offres Hébergement et/ou Restauration par la bonne mise en place des référentiels Manager des équipes - Diriger, encadrer, coordonner le travail des réceptionnistes et contrôler l'exécution des tâches demandées - Accompagner son équipe en les amenant à leur meilleur niveau de performance et les accompagner dans leur évolution professionnelle - Participer au recrutement, à la bonne intégration des nouveaux collaborateurs et à leurs formations - Participer aux entretiens professionnels des collaborateurs - Participer à l'élaboration du plan de formation - Etablir les plannings de travail des collaborateurs et gérer les absences - Participer à la conduite de projets sur l'hôtel (restauration, rénovation, hébergement, etc.) - Fédérer les équipe grâce à une bonne communication interne et un management de proximité Doit s'assurer par elle-même que les tâches demandées ont bien été réalisées - Dirige, encadre, coordonne et contrôle le travail des réceptionnistes et femmes de chambre, et organise rationnellement le travail. Gestion commerciale - Analyser l'activité hôtelière et mettre en place une politique tarifaire - Participer à la commercialisation de l'offre l'hôtel dans la zone primaire et effectuer une veille concurrentielle - Participer à la commercialisation de l'offre snacking/restaurant si l'hôtel en dispose - Contrôler et mettre à jour les informations concernant son hôtel sur les différents sites Web (descriptif, tarifs, ...) - Élaborer avec les gérants le plan d'actions commercial de l'hôtel et se porter garant de sa mise en œuvre Entretien général, hygiène et sécurité - Veiller à la propreté de l'ensemble de l'établissement - Veiller à la sécurité des clients et des biens - Veiller au respect des réglementations en matière de santé et de sécurité - Veiller à la propreté de son lieu de travail et à la sécurité alimentaire en respectant au quotidien les règles d'hygiène HACCP - Connaître et appliquer les conduites à tenir en cas d'évacuation incendie - Technique : réparer les éventuels problèmes techniques ou contacter les sociétés. Suivre les dossiers et devis en cours Gestion - Participer à l'élaboration et au suivi du budget de l'hôtel - Participer à l'analyse des résultats (d'exploitation, financiers.) et mettre en place les actions correctives si nécessaire - Être responsable des commandes de produits auprès des fournisseurs référencés et optimiser la gestion des achats - Assurer la gestion de stocks, effectuer et anticiper les commandes nécessaires au bon fonctionnement de l'hôtel - Contrôler la facturation journalière, encaissements et les rapports d'activité et préparer la remis en banque hebdomadaire - Réaliser les inventaires conformément aux procédures administratives et financières - Assister les gérants dans les tâches administratives et comptables ainsi que celles de la gestion du personnel - Contrôler la caisse et veiller à la sécurité des fonds Organiser avec l'assistante gouvernante ou la première femme de chambre le nettoyage