Vos missions principales seront : Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'office, orienter les clients et partenaires vers les bons interlocuteurs, et contribuer au bon fonctionnement administratif de l'étude, dans le respect de la confidentialité inhérente à l'activité notariale. Activités principales Accueil téléphonique Réceptionner, filtrer et orienter les appels vers les notaires, clercs et collaborateurs Prendre les messages avec précision (identité, objet, coordonnées, dossier concerné) et les transmettre sans délai Renseigner les appelants sur les informations générales (horaires, pièces à fournir, avancement sur instruction du collaborateur en charge) Gérer les situations d'attente et les interlocuteurs difficiles avec courtoisie Accueil physique A l'ouverture allumer les ordinateurs des salles de signature et veiller à leur tenue Accueillir les clients, les installer en salle d'attente, prévenir les collaborateurs concernés Vérifier les rendez-vous et tenir le planning des salles de signature Réceptionner les plis, courriers recommandés et remises de pièces contre récépissé Tâches administratives associées Trier et distribuer le courrier entrant, affranchir le courrier sortant Numériser et enregistrer les documents entrants dans le logiciel de l'étude (iNot / Genapi) Prendre des rendez-vous et tenir à jour les agendas partagés Gérer les fournitures d'accueil et veiller à la bonne tenue des espaces de réception Compétences requises Savoir-faire Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et d'un standard multilignes Excellente expression orale et écrite en français Prise de messages fiable et gestion simultanée de plusieurs flux La connaissance du vocabulaire notarial et du logiciel iNot / Genapi est un plus Savoir-être Discrétion absolue et respect du secret professionnel Présentation soignée, sens du service et de la diplomatie Rigueur, ponctualité, calme face à l'affluence Une première expérience en environnement juridique (étude, cabinet d'avocats, huissier) ou en milieu médical (cabinet médical, clinique secrétariat hospitalier) appréciée. L'employeur participe aux frais de transport en commun