La polyclinique Bordeaux Nord Aquitaine (P.B.N.A) recrute ! Nous recherchons un(e) secrétaire médical(e) pour notre service d'Hôpital de Jour (HDJ) de médecine. Le service accueille des patients en demi-journées dans le cadre de parcours de soins ambulatoires préétablis, couvrant de nombreuses spécialités médicales et chirurgicales. Chaque HDJ s'appuie sur une équipe pluridisciplinaire composée notamment de diététiciens, psychologues, infirmiers(ères), infirmiers(ères) coordinateurs(trices), infirmiers(ères) en pratique avancée, pharmaciens, kinésithérapeutes, infirmiers(ères) spécialisés en onco-sexologie et en plaies et cicatrisation, ainsi que de médecins. Cette organisation permet d'assurer une prise en charge globale, coordonnée et personnalisée des patients. Sous la responsabilité de la cadre de santé du service HDJ, vos missions seront les suivantes : 1. Missions générales : - Programmer et créer les séjours sur le DPI en lien avec les secrétariats médicaux. - Planifier les rendez-vous des patients. - Optimiser le parcours patient en assurant la coordination des différentes étapes de prise en charge. - Vérifier l'exhaustivité et la fiabilité des informations administratives et médicales dans le DPI. - Assurer l'accueil administratif des patients lors de leur venue en Hôpital de Jour (HDJ). 2. Missions spécifiques : - Connaître l'organisation du service et la file active des patients accueillis quotidiennement. - Maîtriser les différents parcours d'HDJ mis en place au sein du service. - Planifier les rendez-vous dans le DPI (« Mes agendas ») pour l'ensemble des intervenants du parcours de soins. - Traiter les demandes d'HDJ transmises par les secrétariats médicaux et organiser le parcours selon les prescriptions du praticien. - Prendre les rendez-vous d'imagerie et/ou de consultations médicales nécessaires. - Programmer les interventions des fonctions support (diététicien, psychologue, kinésithérapeute, infirmiers spécialisés, pharmacien, etc.) en fonction des créneaux dédiés. - Informer le secrétariat du praticien de la date et des horaires retenus afin qu'il puisse prévenir le patient et mettre à jour son logiciel de programmation. - Assurer la coordination entre les différents professionnels intervenant dans le parcours du patient. - Gérer les appels téléphoniques entrants et orienter les demandes vers les interlocuteurs adaptés. - Vérifier la complétude des dossiers d'HDJ (synthèses médicales, fiches des différents intervenants, documents nécessaires à la prise en charge). - Réaliser la sortie administrative des patients. - Contacter les patients la veille ou l'avant-veille de leur venue pour confirmer leur présence ou programmer l'envoi de SMS de rappel une semaine puis 48 heures avant le rendez-vous. Profil recherché : - Vous êtes titulaire d'un diplôme de secrétariat médical ou justifiez d'une expérience significative dans une fonction similaire. - Vous maîtrisez la terminologie médicale et connaissez les exigences liées à la confidentialité, au secret professionnel et à l'identitovigilance. Compétences techniques : - Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office). - Aisance avec les logiciels métiers, notamment SIGEMS et Expert Santé (DPI), ou capacité à vous adapter rapidement à de nouveaux outils informatiques. Vos atouts - Organisée et rigoureuse, capable de gérer plusieurs tâches simultanément. - Dotée d'un excellent sens de l'organisation et des priorités. - Réactive et adaptable face aux imprévus. - Attachée au respect de la confidentialité et du secret professionnel. - Appréciant le travail en équipe et la coordination avec des interlocuteurs variés. - Reconnue pour son professionnalisme, son sens de l'accueil et ses qualités de communication. - À l'aise dans un environnement dynamique. Le poste en CDI est à pourvoir dès que possible