Vos activités principales Assure, en lien avec un(e) agent en charge de la coordination des actions du secrétariat et un(e) secrétaire du directeur de cabinet, le secrétariat particulier du Préfet : - Accueil téléphonique - Gestion de l'agenda - coordination des rendez-vous - Prise de notes - diffusion des notes, courriers et documents - Tenue et suivi des dossiers - Préparation des repas et réceptions (listes - plans de table) - Préparation et le démarrage des visio-conférences - Tenue du centre de responsabilité « frais de réception » du préfet - Contribution à la supervision d'évènements protocolaires - Suivi des congés des sous-préfets et chefs de services - Élabore le tableau des permanences des membres du corps préfectoral Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions Temps plein Le poste suppose de : - savoir hiérarchiser l'urgence des sollicitations et prioriser le travail à accomplir - faire preuve de méthode et de rigueur dans l'organisation du travail - faire preuve de réactivité - savoir s'adapter à un rythme et à des méthodes de travail spécifiques - savoir respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées - posséder des qualités relationnelles - travailler en lien et avec les autres secrétaires - être polyvalent(e)