Catégorie : C ; Corps : Adjoints administratifs hospitaliers ; Grade : Adjoint administratif. Mission principale : Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Suivre et gérer les processus administratifs. Gérer la comptabilité des fournisseurs et des recettes diverses dans le respect de la réglementation de la M21 ainsi que du code de la commande publique. Activités : DEPENSES : - Saisir les commandes d'exploitations (Magasin Central, Services Techniques, Garage, Espaces vert, Fournitures bureau, consommables informatiques) en respectant le code de la commande publique ; - Mettre en paiement les factures après vérifications de la réception ou du service rendu ; - Mettre en paiement les factures de pharmacie ; - Assurer les opérations de classement et archivage ; - Saisir des commandes de divers ateliers thérapeutiques avec enregistrement de la dépense dans un suivi des budgets par UF en collaboration avec l'adjoint des cadres ; - Suivre les commandes en instance ; - Mettre à jour des fichiers de base (fournisseurs, produits, marché, etc.) sur le logiciel métier ; - Etre en mesure de réaliser les mandatements en l'absence des deux adjoints des cadres. RECETTES : - Etablir les recettes diverses (loyer/charges locative, ACT, repas, P503, APA, Dotation Globale etc.) ; - Effectuer les états des lieux de location, la préparation du bail de location, procéder à l'encaissement de la caution et au remboursement le cas échéant ; - Calculer annuellement les charges locatives mensuelles pour l'année suivante pour validation auprès d'un responsable du service ; - Mettre à jour les loyers grâce à l'indice de référence des loyers de l'INSEE - Assurer les opérations de classement et archivage ; - Réaliser les écritures de fin d'année (produits constatés d'avance, recettes à percevoir, remboursement entre budget, etc.). DIVERS : - Suivi des Marchés GHT (Recensement, Quantifications, diffusion) - Effectuer les différentes tâches de secrétariat pour le Directeur des Services Economiques, Techniques et Logistiques (rédaction de courrier, de compte rendu, préparation des dossiers pour les différentes instances, etc.) - Assurer la prise des rendez-vous ou réunions sur l'agenda du Directeur des Services Economiques, Techniques et Logistiques ; - Procéder à la déclaration trimestrielle de la TVA ; - Accueillir et orienter les diverses personnes se présentant au sein du service ; - Répondre aux appels téléphoniques, informer et orienter vers l'interlocuteur adéquat et le cas échéant prendre les messages ; - Apporter une aide ponctuelle auprès des autres agents des Services Economiques ou seconder en cas d'absence pour des tâches urgentes ; - Participer à des groupes de travail (service, institutionnels, etc.). Durée de travail : 7h48 par jour. Exigences et caractéristiques du poste : Diplômes et connaissances (générales et techniques) : B.E.P. ou B.A.C. Comptabilité. Aptitudes et qualités personnelles : Rigueur, qualités relationnelles, capacité d'adaptation, polyvalence, esprit d'équipe, autonomie, capacité d'analyse et de réaction selon la situation. Spécificité du poste : Maitrise de l'outil informatique ainsi que des différents logiciels métiers. Devoirs inhérents à un agent exerçant dans une fonction publique hospitalière (secret professionnel, devoir de réserve, discrétion professionnelle, etc.).