L'assistante(e) de direction est chargée de la conduite opérationnelle de l'établissement dans le domaine administratif, et assure le reporting régulier à la direction déléguée de site. Elle travaille en lien avec le service siège pour la facturation et le mandatement. - Suivre et mettre à jour la conformité des documents et activités en prévision d'inspections inopinées de toute nature (IGAS, DDPP, ARS.), - Assurer le secrétariat de la Direction : rédaction de comptes-rendus, préparation des courriers aux familles et courriers aux fournisseurs à faire valider par la direction, - Reporting à la direction, - Etre l'interlocuteur privilégié des résidents et des familles sur les diverses questions de la vie à l'EHPAD (en dehors du soin), - Identification et recensement des besoins et attentes des résidents et des familles - Prise de RDV pour les visites de préadmission (séjours permanents, temporaires et accueil de jour) et les admissions en lien avec le médecin coordonnateur, la cadre de santé et la psychologue - Gestion de la liste d'attente : préparation des courriers, relance des familles ayant déposé un dossier.préparation des courriers suite aux commissions d'admission - Préparation de la sortie des résidents en coordination avec l'IDEC et la lingère (remise des effets personnels en cas de décès, liaison avec le nouvel établissement et suivi du transport et effets personnels en cas de transfert définitif) - Réception et enregistrement des demandes d'admission dans le logiciel métier TITAN - Information (agents, résidents, familles) concernant les admissions, orientations, suivi de dossiers. - Remise des dossiers d'accueil, plaquettes de l'EHPAD, plans d'accès. - Traitement des dossiers, documents : enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage - Gestion, traitement des données et informations concernant les dossiers administratifs (recherche, recueil, analyse, priorisation, classement, suivi des dossiers de résidents) - Préparer les documents de la facturation, et assurer la transmission des informations avec le service siège centralisé - Organiser l'admission administrative et de l'admission soignante et hôtelière en collaboration avec le cadre de santé ou IDEC, - Organiser les commissions d'admission, - Etablir les bons de commande, - Préparer les éléments pour le mandatement, et assurer la transmission des informations avec le service siège centralisé - Gérer les stocks et les réserves administratives (commande Bruneau..) - S'assurer de la bonne préparation des réunions institutionnelles internes - Remplacer les agents de l'accueil en leur absence et en cas d'absence simultanée de l'agent d'accueil et de l'aide au soin IDE - Aide à la rédaction du rapport annuel d'activités, - Répondre aux différentes enquêtes administratives, sous contrôle de la direction, - Participer à la réalisation d'enquête de satisfaction des usagers (résidents et familles) en lien avec le service Qualité, - Suivi des réclamations de 1er niveau (remarques, réclamations familles), - Connaissances en législation sociale, médico-sociale ou sanitaires appréciées, - Connaissances informatiques : logiciel Berger-Levrault/TITAN / Chorus / Horizontal Software Suite office (Word, Excel, PowerPoint) appréciées