Missions principales : Suivi des dossiers administratifs et réponse aux demandes juridiques ou administratives dans les délais impartis effectuées par les médecins ou les usagers Réponse téléphonique en lien avec les dossiers et procédures (médecins, patients, employeurs, avocats) Préparer les formalités administratives et procédures suites aux décisions prises Assurer le suivi de ces formalités Assurer ponctuellement une permanence physique et téléphonique au standard Assurer l'archivage des dossiers physiques Savoirs Connaitre les instances et formalités administratives et juridiques Connaitre le fonctionnement du Conseil, le rôle de l'organisation et son domaine de compétence Maîtriser le vocabulaire juridique et la rédaction de notes de synthèse Maîtriser le pack Office (Word, Excel, PowerPoint), bases de données, logiciel interne Savoir faire Concevoir et formaliser des documents écrits professionnels (courriers, mails, note de service ou d'information, etc.) en respectant les règles orthographiques, syntaxiques et les normes de présentation et les normes du secteur juridique Organiser et suivre la traçabilité documentaire en adaptant le mode de classement et d'archivage numérique et physique Créer et maintenir une relation favorable avec les interlocuteurs internes et externes Prioriser et hiérarchiser son activité : hiérarchiser les activités selon leurs impacts Collaborer avec les membres des pôles, partager les informations nécessaires à la bonne compréhension de tous Être force de proposition pour toute suggestion permettant d'améliorer le service aux médecins et aux étudiants ou permettant de rendre plus efficient le travail et les missions du pôle / de l'Institution Interagir avec les médecins pour reformuler et approfondir leurs besoins afin de proposer une solution adéquate Anticiper les besoins des usagers et de leurs environnements et les orienter dans leur évolution stratégique Travailler de façon autonome sur la base d'indications et d'instructions données Adapter son comportement et son attitude en fonction de l'interlocuteur pour maximiser la qualité des échanges Capacité à suivre et piloter son activité grâce à des indicateurs de performance, pour l'adapter, aider à la prise de décision, et améliorer les pratiques. Capacité à définir les indicateurs pertinents en fonction des objectifs d'activité Mettre en place de nouveaux indicateurs pertinents en fonction des objectifs Partager et promouvoir les meilleures pratiques en interne comme en externes Qualités recherchées Excellentes capacités rédactionnelles Réactivité Capacités relationnelles, travail en équipe Maîtrise des logiciels bureautiques Type de poste Temps plein - 38h semaine Salaire : 30 à 32 k€ bruts sur 13 mois Avantages : 39 heures de RTT / an Tickets restaurants valeur faciale 14 € prise en charge employeur à 60 % Abonnement transports en commun pris en charge à 50 % Mutuelle (salarié + ayants droit) - prise en charge employeur à 100 %