POSITION DANS LA STRUCTURE Position dans la structure Autorité hiérarchique : Directeur de l'EPS Ville Evrard Directeur des Ressources Humaines Autorité fonctionnelle : Chef de Pôle Chefs de Service Responsables d'Unité Fonctionnelle Liaisons fonctionnelles : Équipes pluri-professionnelles des différentes UF du pôle DESCRIPTION SYNTHÉTIQUE DU POSTE Coordonner, planifier, et optimiser les activités de secrétariat médical en assistant une équipe de professionnels (médecins psychiatres, médecins généralistes, psychologues, cadres -supérieurs- de santé, infirmiers, aides-soignants, assistants sociaux, éducateurs, ergothérapeutes, psychomotriciens), tout en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations. MISSIONS DU POSTE ET COMPÉTENCES REQUISES Missions principales : - Accueillir et orienter les différents interlocuteurs (patients, usagers, professionnels) : accueils physiques, téléphoniques et mails, - Participer aux réunions institutionnelles, médicales et rédaction des comptes rendus, - Constituer et organiser les dossiers médicaux des patients (selon les règles d'IDENTITO Vigilance), - Saisie des admissions, actes et rendez-vous dans le logiciel CORTEXTE, - Traitement de texte, saisie et mise en forme de nombreux documents (certificats médicaux, lettres de liaison, courriers, rapports..), - Assurer la traçabilité et la conservation des données : numériser, classer, archiver, - Établir et actualiser le tableau de suivi des certificats médicaux, - Veiller à la conformité et au respect des délais d'envoi des certificats aux différents services (admissions, ARS, JLD). - Veiller à la conformité des données et au respect des critères qualité de l'établissement Missions spécifiques : - Remplacements ponctuels sur les autres unités du pôle durant les congés. Qualifications : Savoirs/connaissances théoriques Diplômes : Baccalauréat Sciences Médicosociale (F8 / SMS) - Concours de secrétaires - Maitrise des outils bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook), et de communication (Internet / intranet) - Maitrise des logiciels métiers (Webmédical, Agile Time, Cortexte). Savoirs faire : connaitre la législation relative aux Droits du patient (loi du 5 juillet 2011, modifiée par la loi du 27 sept. 2013) - Vocabulaire médical - Connaissance de la structure et de son fonctionnement - Recevoir et retransmettre les informations - S'adapter aux évolutions des outils bureautiques et de communication - Communiquer en respectant la confidentialité. Savoirs être : Qualité rédactionnelle - Travail en coordination et liaison avec les différents membres de l'équipe institutionnelle - Savoir organiser son travail et gérer les priorités - Capacité d'analyse et réactivité - Dynamisme - Rigueur - S'impliquer dans le travail en réseau - Capacité d'adaptation à des situations et personnes en difficultés - aptitude d'écoute - souplesse. Particularités du poste : mobilité interne nécessaire. Horaires de travail : Entre 35 et 38 heures / semaine (1575 heures annuelles) Amplitude variable de 8h30 - 17h00 Repos Week end et jours fériés