1/ Préparation et sécurisation des actes - Elaborer le calendrier des instances et contrôler l'affichage réglementaire pour l'ordre du jour et les procès-verbaux - Collecter les projets d'actes réalisés par les services et en assurer la première vérification - Conseiller et accompagner les services dans la rédaction de leurs délibérations - Veiller au respect des procédures de délégations de pouvoirs, de fonctions et de signature, en lien avec la Direction juridique - Assurer une veille juridique et réglementaire sur le fonctionnement des assemblées et la rédaction des actes administratifs - Contrôler les procédures de validation des actes liés aux instances - Assurer le suivi des procédures dématérialisées de convocations des instances - Administrer les logiciels et outils de gestion dématérialisée des actes administratifs et apporter un soutien technique et opérationnel aux directions qui en expriment le besoin - Assurer l'organisation matérielle des instances communautaires (bureaux, conseils) ainsi que le suivi et tenue des documents de séance - Assurer l'organisation de la Commission consultative des Services Publics locaux 2/ Suivre les formalités postérieures aux instances - Elaborer les procès-verbaux de séance, rédiger les notes explicatives de synthèse, rapports et autres documents sur les thématiques liées aux instances - Transformer les délibérations et assurer le suivi de la télétransmission des actes en Préfecture - Gérer la publication des actes - Transmettre les arrêtés de délégation aux bénéficiaires 3/ Assurer la conservation des actes administratifs - Assurer le suivi et le contrôle de la tenue et la conservation des actes administratifs et des registres tant dans leur présentation matérielle que leur contenu Connaissances et compétences - Procédures relatives à l'élaboration d'un acte administratif - Capacité à rédiger des ordres du jour, des procès-verbaux et des notes synthétiques - Capacité à rendre compte aux collègues et à la hiérarchie - Aptitude au décryptage et correction d'un projet d'acte administratif - Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel.) et aisance avec les environnements numériques Qualités - Sens de l'organisation, de la méthode et de la rigueur - Aptitude à travailler dans l'urgence et à être réactif - Grandes qualités rédactionnelles : orthographe, syntaxe, esprit de synthèse - Capacité à travailler en autonomie et en équipe - Aisance relationnelle - Curiosité et goût d'apprendre - Capacité à planifier, anticiper les échéances et respecter des rétroplannings stricts - Prise d'initiatives - Respect de la hiérarchie Poste à pourvoir à compter de fin septembre Entretiens de recrutement prévus le jeudi 17 septembre après-midi - Disponibilité en soirée pour la tenue du Conseil communautaire : 3 à 4 fois par an, en alternance avec l'autre Gestionnaire des assemblées https://www.aggloroanne.fr/offres-demplois/gestionnaire-des-assemblees.html Besoin de renseignements complémentaires ? Contactez Emilien NOUI, Responsable du service Juridique et Assemblées, au 06.59.71.08.37 ou Noémie COVO, Chargée de recrutement