MISSIONS GENERALES DU POSTE Accueil - Accueil physique et téléphonique des usagers, gestion du standard et messagerie avec transmissions des informations aux personnes concernées - Réception et tri du courrier et des mails Élus : - Lettre de remerciement pour les subventions - Impression+ envoi Salariés : - Réalisation des fiches de paie pour l'ensemble des salariés de l'association. Bénévoles : - Vérification des feuilles de frais de déplacement Stagiaires : - Réception et impression de la prescription - Création du dossier papier, informatique et tableau stagiaires - Impression des documents administratifs pour la constitution du dossier HSP - Contacte le futur stagiaire pour prise de rdv d'accueil avec demande de documents - Après le RDV d'accueil, scanne les documents à mettre dans le dossier informatique - Vérification du téléphone, mail, adresse. - Envoi d'un mail au prescripteur pour information d'entrée du stagiaire - Relance pour les documents manquants - Sortie stagiaire, courrier de sortie stagiaire+ attestation de présence+ mail au prescripteur - Archivage du dossier informatique et papier - Envoi un tableau des sorties à l'ASFODEP et envoi de mail pour des suspensions - Préparation des feuilles d'émargement pour le suivi région - Facturation des permanences auprès des financeurs/partenaires/clients Conseil d'administration : - Élaboration de la convocation - Envoi par mail - Mettre en forme le compte rendu du conseil d'administration et le compte rendu de la réunion conseil d'administration et salariées Assemblée Générale : - Élaboration de la convocation - Envoi par mail aux bénévoles, partenaires, élus Logistique : - Commande des repas, courses, réservation de salles+ envoi d'un courrier confirmant la demande aux maires - Élaboration des commandes de fournitures administratives en consultant les besoins de chacun - Établissement de la commande par mail+ appel au fournisseur pour date de livraison - Réception et contrôle de la livraison, rangement - Gestion du stock par tableau et distribution des besoins de fourniture par demande - Gestion des clés des locaux Clients : - Élaboration des factures- Scan des émargements et de la facture et envoi par mail aux clients - Encaissement des cours, notation dans le tableau clients et dans le tableau fond de caisse - Vérification de la caisse