I - INFORMATION GENERALE 1 - Définition La secrétaire médicale du service de joue un rôle majeur au sein de l'équipe pluri disciplinaire et occupe un poste essentiel au bon fonctionnement du service. 2 - Prérequis règlementaires pour exercer le métier Connaissances de la bureautique Connaissance de l'environnement médical II - ACTIVITES Accueil physique et téléphoniques des patients, des familles Rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité Gestion et coordination médico-administratives (gestion des agendas) Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, examens .) Frappe et mise en forme des documents Saisie des actes liés à l'activité (consultations externes et inter services) Tenue à jour du dossier papier patient (hospitalisations complètes et de jour) Traitement des courriers et des documents dans son domaine (trier, scanner, nommer et archiver) Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identito vigilance III - SAVOIR FAIRE ET SAVOIR ETRE Accueillir et orienter les usagers Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage (scanner, renommer et insérer des documents dans les dossiers patients DxCare) Gérer, adapter et optimiser le planning des rendez-vous médicaux Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Rédiger et mettre en forme, maitriser l'orthographe et l'expression écrite S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en accueil physique ou téléphonique (maitrise de l'expression orale) Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles Travailler en équipe pluri disciplinaire Utiliser les outils bureautiques et les logiciels : traitement de texte, tableaux . Sens de l'organisation du travail en fonction des priorités et savoir faire face à l'imprévu Avoir des notions du domaine médical concerné et connaitre les termes employés Qualité relationnelles : envers les usagers, l'encadrement et avec l'équipe (courtoisie, respect, écoute) Contribution à la dynamique du service (projets) Etre personne ressource (formateur) dans son domaine (nouvel arrivant ou stagiaire) 3 - Connaissances requises Description Niveau de connaissance Bureautique Connaissances opérationnelles Codage des actes Connaissances opérationnelles Communication Connaissances opérationnelles Droit des usagers du système de la santé Connaissances opérationnelles Organisation et fonction interne de l'établissement Connaissances opérationnelles Règlementation des archives Connaissances générales Secretariat Connaissances approfondies Vocabulaire médical Connaissances approfondies Connaissances opérationnelles : Connaissances détaillées, pratiques et théoriques, d'un champ ou d'un domaine particulier incluant la connaissance des processus, des techniques et procédés, des matériaux, des instruments, de l'équipement, de la terminologie et de quelques idées théoriques. Ces connaissances sont contextualisées. Durée d'acquisition de quelques mois à un / deux ans. Connaissances générales : Connaissances générales propres à un champ. L'étendue des connaissances concernées est limitée à des faits et des idées principales. Connaissances des notions de base, des principaux termes. Savoir le plus souvent fragmentaires et peu contextualisés. Durée d'acquisition courte de quelques semaines maximum. Connaissances approfondies : Connaissances théoriques et pratiques approfondies dans un champ donné. Maîtrise des principes fondamentaux du domaine, permettant la modélisation. Une partie de ces connaissances sont des connaissances avancées ou de pointe. Durée d'acquisition de 2 à 4/ 5 ans.