Sous l'autorité de la Directrice du Pôle Proximité, vous : - Contribuez à la continuité de service des fonctions d'accueil du siège et de la gestion du courrier de la collectivité ; - Apportez un appui administratif aux services du Pôle Proximité ; - Participez au bon fonctionnement quotidien des équipes et à la qualité du service rendu. QUELLES SERONT VOS MISSIONS ? 1. ASSURER LA CONTINUITÉ DES FONCTIONS D'ACCUEIL Chaque vendredi après-midi, vous assurez la permanence de l'accueil du siège : - Accueillir les usagers, partenaires, élus et visiteurs - Assurer l'accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs - Réceptionner et transmettre les messages - Réceptionner le courrier distribué par les services postaux - Affranchir le courrier et les colis En cas d'absence de l'agent d'accueil, vous assurez également : - L'ensemble des missions d'accueil physique et téléphonique - La continuité du service auprès des usagers, partenaires et services internes 2. ASSURER LA CONTINUITÉ DE LA GESTION DU COURRIER En l'absence de l'agent en charge du courrier, vous êtes amené(e) à : - Réceptionner, ouvrir et enregistrer les courriers entrants - Numériser les documents et les intégrer dans la GED - Assurer le traitement de la boîte mail dédiée - Diffuser les documents dans les circuits de validation - Préparer les envois de courrier sortant À noter : selon les nécessités de service, vous pourrez assurer simultanément les missions d'accueil, de gestion du courrier et d'assistance administrative. 3. ASSISTANCE ADMINISTRATIVE DU PÔLE PROXIMITÉ - Assurer le secrétariat administratif du Pôle Proximité et de ses services - Organiser les réunions, commissions, groupes de travail et rendez-vous - Préparer les convocations, les ordres du jour et les dossiers nécessaires aux réunions - Rédiger les comptes rendus, relevés de décisions et autres documents administratifs - Assurer la mise en forme, la diffusion et le suivi des courriers, notes et documents administratifs - Participer au suivi des dossiers administratifs du pôle - Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire des dossiers - Réaliser les travaux de publipostage, de reprographie et de mise en forme de documents - Participer à la préparation et au suivi des entretiens professionnels - Établir et assurer le suivi des bons de commande - Assurer l'accueil téléphonique et physique des partenaires dans le cadre des missions du pôle 4. APPUI ADMINISTRATIF AUX SERVICES DU PÔLE PROXIMITÉ Accueil de loisirs sans hébergement (ALSH) - Assurer le suivi administratif des inscriptions en remplacement de l'agent référent - Assurer l'accueil téléphonique et le renseignement des familles en l'absence de la responsable du service - Participer au traitement et au suivi des dossiers administratifs liés à l'activité du service - Élaborer les plannings d'activités et les menus à destination des familles Habitat - Assurer l'accueil téléphonique des usagers dans le cadre du dispositif de rénovation de l'habitat - Recueillir et qualifier les demandes des usagers - Renseigner les premières informations dans l'outil de suivi dédié - Informer les usagers sur les modalités de prise en charge de leur demande - Organiser et planifier les rendez-vous avec les opérateurs et les partenaires concernés - Assurer le suivi administratif des demandes et la transmission des informations nécessaires aux services et partenaires concernés Offices de tourisme - Assurer le suivi administratif des dossiers du service - Participer au suivi administratif des dossiers de ressources humaines en lien avec la Direction des Ressources Humaines - Assurer le suivi administratif des contrats, des absences et des documents réglementaires - Participer au traitement et au suivi des dossiers administratifs liés à l'activité du service Ce poste requiert une grande polyvalence et une forte capacité d'adaptation.