Supérieur hiérarchique direct : Cadre de santé Diplôme requis : Diplôme de secrétaire médicale ou expérience équivalente Poste à pourvoir immédiatement DESCRIPTION DE L'EMPLOYEUR: Les structures accompagnent des adultes en situation de handicap sensoriel avec troubles associés de la communication, du langage ou troubles neurodéveloppementaux, dont l'autisme. Les professionnels assurent un accompagnement quotidien dans les actes essentiels de la vie (soins, repas, hygiène, déplacements), favorisent l'autonomie, la communication et la participation sociale à travers des activités adaptées. Chaque accompagnement est personnalisé et défini dans le cadre du Projet Personnalisé d'Accompagnement. MISSIONS ET ACTIVITÉS o Gestion administrative des dossiers patients : o Mise à jour des dossiers médicaux des résidents (DLU, DMI). o Mise à jour des pochettes administratives des résidents. o Préparation des documents pour les consultations et les suivis médicaux. o Organisation et prise des rendez-vous médicaux, y compris la réservation des ambulances. o Rédaction des comptes rendus médicaux et des feuilles de transmission des soins hebdomadaires. o Communication avec les laboratoires pour les prélèvements et prise de connaissance des résultats biologiques. o Coordination avec la pharmacie pour les ordonnances et suivi des ordonnances chroniques. o Rédaction et mise à jour des Projets Personnalisés d'Accompagnement (PPA). o Réalisation des rapports de service et mise à jour des documents de service (classeurs de vacataires, protocoles de service, etc.). o Gestion et classement des examens et des documents médicaux associés. o Archivage des dossiers Communication et coordination : o Transmettre les informations relatives aux suivis médicaux et aux rendez-vous. o Communiquer avec les familles et tuteurs pour obtenir les autorisations nécessaires. o Assurer une communication fluide avec les différents services internes et les prestataires externes. Support à la cadre de santé et à l'équipe paramédicale : o Préparation et suivi des documents nécessaires pour les réunions pluridisciplinaires. o S'assurer de la bonne fluidité et continuité des soins. Gestion des fournitures médicales et administratives : o Commande des produits et dispositifs médicaux. o Suivi des stocks de fournitures paramédicales et administratives, et réalisation de l'inventaire régulier. CHAMPS DES RELATIONS À l'interne : - Cadre de santé (supérieur hiérarchique direct). - La direction de l'établissement, - Équipe pluridisciplinaire (infirmiers, psychologues, thérapeutes, etc.). - Services administratifs et hôteliers. À l'externe : - Familles des résidents. - Professionnels de santé externes (médecins traitants, spécialistes, prestataires). - Fournisseurs de matériel médical et de fournitures. - D'autres institutions COMPÉTENCES REQUISES Savoir : - Connaissances en gestion administrative et secrétariat médical. - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels de gestion médicale). Savoir-faire : - Capacité à gérer et organiser des dossiers médicaux de manière rigoureuse. - Aptitude à coordonner les rendez-vous et à gérer un agenda complexe. - Compétence en communication pour interagir efficacement avec les familles, les professionnels de santé, et les équipes internes. Savoir être : - Sens de l'organisation et de la discrétion. - Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire. - Empathie, écoute, sens du dévouement - Autonomie, Rigueur, Disponible - Méthodique, Patience