Dans le cadre d'un remplacement de personne poste à pourvoir de suite : secrétaire, agent d'accueil de sa résidence habitat située à Châtellerault. Sous la responsabilité de la coordinatrice de la résidence Habitant, la secrétaire a pour missions principales d'effectuer l'ensemble des tâches administratives et techniques liées aux dossier administratifs des résidents, et à l'administration de la Résidence Habitat. Fonctions : accueil du public, établir les inscriptions et les différents dossiers administratifs des résidents à partir du logiciel informatique. Détail des missions : Accueil - Accueil du public (physique et téléphonique), orientation, information - Organisation matérielle destinée au public (affichage.) et approvisionnement des fournitures bureau, copieurs.. - Prendre en note les différentes demandes de logement et les traiter à son niveau selon la procédure définie. (Site internet de la résidence) Gestion de la résidence : - Suivi des travaux : Recherche d'entreprises, demande de devis ; gestion et suivi des interventions dans les logements ou la résidence, commandes de petites pièces nécessaires à l'entretien du matériel. - Gérer les situations d'urgence en lien avec la coordination de l'association - Lien avec Habitat de La Vienne, propriétaire concernant les travaux et les garanties des Résidences. - Mise en place et suivi des maintenances et visites annuelles d'entretien (chaufferie, équipements de sécurité incendie.) - Relevé mensuel des différents compteurs de charges (Electricité, gaz, eau, chauffage.) - Création et gestion des accès badges et des accès WIFI de la résidence. - Veille à l'application du règlement intérieur, à la sécurité physique et sanitaire des résidents. Administratif : - Gestion du courrier de la résidence et des résidents (départ/arrivée) distribution du courrier, - Secrétariat (saisie informatique de documents, mise en forme, tirage, reprographie, classement.) - Suivi des adhésions, des inscriptions - Préparation des dossiers des résidents en lien avec l'accompagnatrice sociale - Etablissements des avenants, des quittances, des autorisations diverses et mise en signature. - Archivage - Effectuer les commandes diverses et la gestion de stock des fournitures administratives et sanitaires. Logiciel SIHAJ: - Création, renseignement et mise à jour des dossiers des résidents - Préparation de la facturation - Suivi des départs et arrivées, des listes de demandes en lien avec l'accompagnatrice sociale. Comptabilité : en lien avec le responsable de la comptabilité - Collecte et transmission des pièces comptables à la comptable de l'association - Suivi des comptes auxiliaires résidents, suivi des procédures de relance - Préparation des fiches de caisses hebdomadaires - Vérification, création des bordereaux CAF - Préparer les remises de chèques Compétences requises (savoir, savoir-faire) - Capacité d'adaptation aux différents publics - Savoir hiérarchiser les problèmes par ordre d'importance afin d'organiser et d'optimiser son travail - Maitrise des outils bureautiques : traitement de texte, tableur ; mail. - Savoir rédiger, corriger et éditer des documents - Donner une image valorisante de l'établissement Aptitudes requises(savoir-être) - Etre enthousiaste et faciliter la relation. - Faire preuve de discrétion et d'éthique professionnelle - Connaître ses limites Jour travaillés : structure ouverte du lundi au vendredi Amplitude 9h 17 h Jours travaillés à voir avec employeur Postuler avec CV et LETTRE DE MOTVATION