RESPONSABILITÉS : Situation hiérarchique L'agent est placé sous la responsabilité directe du directeur des services à la population. Finalités La direction des services à la population regroupe les services d'accueil en mairie centrale et annexe ainsi que le service de l'état civil. Elle a pour mission d'assurer un service de proximité, de qualité et accessible à tous les usagers. Missions principales Sous l'autorité du directeur, l'agent accueille, oriente et informe le public en incarnant l'image de la collectivité. Il accompagne la première demande des administrés, identifie et qualifie leurs besoins, puis les oriente vers les services compétents. Il contribue à la diffusion interne et externe des informations, participant ainsi à la fluidité des échanges au sein de la mairie et avec ses partenaires. Activités principales Accueil et orientation du public • Assurer un accueil physique et téléphonique agréable, professionnel et de qualité. • Fournir une information de premier niveau, ou orienter l'usager vers l'interlocuteur compétent. • Recevoir, filtrer et transmettre les appels et messages. • Prendre des rendez-vous (conciliateur de justice, avocat). • Distribuer certains supports (sacs de propreté canine, disques de stationnement). • Gérer les badges des salles associatives. • S'adapter à tous les publics, gérer les tensions et réagir avec pertinence aux situations d'urgence. Gestion technique de l'accueil • Mettre à jour les messages du répondeur. • Veiller à la bonne tenue de l'espace accueil. • Assurer l'ouverture et la fermeture des accès selon les horaires. Gestion du courrier entrant • Relever la boîte aux lettres de la mairie. • Ouvrir, scanner, indexer et distribuer le courrier via l'outil dédié. • Répartir les magazines, revues et colis réceptionnés. Relais avec le service État civil • Fournir les renseignements de base et délivrer les dossiers pour les cérémonies civiles (mariages, parrainages, renouvellement de vœux). • Réceptionner et transmettre les dossiers de mariage, parrainage ou PACS au service instructeur. Service événementiel • Mettre à disposition les formulaires liés aux manifestations ponctuelles organisées par la ville. Liaisons fonctionnelles • En interne : direction du service, direction générale, élus, services municipaux. • En externe : services métropolitains, services de l'État, partenaires institutionnels et professionnels du secteur. PROFIL RECHERCHÉ : Compétences Techniques : - Connaitre le cadre juridique et réglementaire du domaine d'activité - Connaître les techniques d'accueil physique et téléphonique - Connaitre le cadre juridique et réglementaire des collectivités - Maitriser l'outil informatique - Disposer de capacités de reformulation, d'identification de la demande -Faire preuve de curiosité et d'esprit d'initiative Relationnelles - Faire preuve d'aisance dans la communication et dans la relation avec les partenaires, les élus, etc - Disposer de réelles capacités à travailler en équipe - Faire preuve de discrétion