Le Centre Hospitalier d'Orthez recherche un adjoint administratif chargé du secrétariat de la Direction, et des EHPAD / USLD. L'assistant travaillera sous la coordination du Directeur général, et des Directeurs adjoints, et en lien avec la secrétaire des relations usagers. Une connaissance du droit hospitalier sera appréciée. II - Activités principales Pour le secrétariat de Direction : - Accueil des personnes (Direction et EHPAD / USLD) - Gestion de l'agenda du Directeur général (RDV, réservations hotel.) - Réception et traitement des appels téléphoniques et mails - Organisation de réunions, visites, . - Traitement des courriers, dossiers et documents - Conception et réalisation d'outils dans son domaine d'activité - Publication des informations et notes en interne (padlet- intranet) / externe (facebook.) ; Pour le secrétariat des EHPAD / USLD : - Accueil des personnes (Direction et EHPAD / USLD) - Assurer la permanence téléphonique, - Recevoir les familles et leur faire visiter la structure en collaboration avec le CDS, - Garantir la constitution et le suivi des dossiers administratifs des résidents, - Répondre aux problématiques administratives des résidents et de leur famille, - Assurer la communication institutionnelle auprès des familles, - Permettre le relai des informations aux familles, en favorisant un lien de qualité avec l'institution, - Réceptionner, trier et transmettre le courrier des résidents, - Traiter, en lien avec le Directeur des EHPAD/USLD et le Directeur des relations usagers, les plaintes et réclamations, - Organiser et participer aux instances : CVS, commission restauration, - Organiser les élections des représentants des résidents, des familles et du personnel à chaque fin de mandat : CVS, commission restauration ; - Assurer la tenue du registre des entrées et sorties, et renseigner au réel la capacité de la structure en transmettant les informations au bureau des entrées CHO, - Transmettre des données administratives adaptées (bureau des entrées, notaire, caisses de retraite.) dans le respect du secret professionnel en accord avec le Directeur des EHPAD/USLD. Profil recherché : une première expérience dans le secrétariat de direction / communication est impérative, dans la Fonction Publique serait un plus. Pour postuler : merci de transmettre CV + lettre de motivation obligatoire à l'attention de Madame Sophie BOURGUINE - Directeur des ressources humaines